Gewusst wie: Rechnung schreiben leicht gemacht – inkl. Mustervorlagen

Ob nach Projektabschluss oder im Rahmen eines monatlichen Retainers: Eine Rechnung für die erfolgte Leistung zu schreiben ist so sicher wie das Amen in der Kirche. Fast die Hälfte aller Kreativen – genauer gesagt 45,97 Prozent – erstellt die Honorarrechnungen selbst, sprich mit Word und Excel bzw. Pages und Numbers. Das hat unsere Umfrage unter Agenturen und Freelancern 2020 ergeben. Und das, obwohl es ja mittlerweile eine Vielzahl von Softwarelösungen und Online-Tools gibt. Nur: Was gibt es dabei eigentlich zu beachten? Hier kommen unsere Tipps für alle, die beim Schreiben ihrer Rechnung Handarbeit bevorzugen. 

Welche Bestandteile muss eine Rechnung enthalten?

Es gibt einige Pflichtangaben, die auf einer Rechnung auftauchen müssen. Wenn eine fehlt, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass die Finanzamt sich meldet und du die Rechnung neu schreiben musst. Ein Aufwand, den es besser zu vermeiden gilt. Ganz abgesehen von der doppelten Arbeit kommt es auch beim Kunden nicht gut an, wenn er ein Jahr später die korrigierte Rechnung bekommt und wiederum seine Buchhaltung erneut aufmachen muss. 

Diese Punkte musst du auf jedem Fall auf eine Rechnung schreiben:

• dein vollständiger (Firmen-)Name mit Anschrift
• der vollständige Name der Person oder der Firma, die die Rechnung erhält –  ebenfalls mit Anschrift
• deine Steuernummer oder Umsatz-Identifikationsnummer
• das Rechnungsdatum
• eine Rechnungsnummer
• Umfang, Menge und Art der Leistung
• der Zeitraum der Leistungserbringung
• der Rechnungsbetrag
• der anzuwendende Umsatzsteuersatz und sein Betrag

Die Kontonummer ist übrigens keine Pflichtangabe, wir empfehlen die Angabe aber wärmstens. 😉

Hier kannst Du eine Musterrechnung zur Ansicht herunterladen, die du gern verwenden darfst:

Ausnahmen beim Rechnung schreiben bestätigen die Regel

Wie immer gilt nicht alles für jeden. Wir haben ein paar Aspekte zusammengestellt, bei denen die Rechnungsstellung ein wenig vom Standard abweicht:

Kleine Rechnung – kleiner Aufwand

Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung unter 250 Euro liegt, wird diese zu einer Kleinbetragsrechnung. Auf ihr sind nicht alle Pflichtangaben erforderlich. Zum Beispiel müssen der Leistungszeitraum und die Steuernummer nicht aufgeführt werden. Wer immer so geringe Rechnungen hat, sollte sich dafür eine Vorlage erstellen. Ansonsten empfehlen wir, auch bei Kleinbetragsrechnungen immer alle Angaben zu machen. Es schadet nicht und verursacht auch nicht mehr Arbeit. 

Übrigens: Eine Rechnung über 999 Euro auf vier Kleinbetragsrechnungen aufzuteilen, weil es vermeintlich einfacher ist, funktioniert nicht. Also Finger weg davon. 

Keine Umsatzsteuer bei der Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer*innen dürfen eine leicht abgespeckte Version nutzen: Sie weisen die Umsatzsteuer nicht aus. Es empfiehlt sich, mit einem kurzen Satz darauf hinzuweisen, dann wundern sich weder die Kund*innen noch das Finanzamt. Der Satz kann so lauten:

„Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“

So kann eine Rechnung aussehen, wenn Du Dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast. 

Besonderheiten bei privaten Auftraggeber*innen

Bei Agenturen kommen die eher selten vor, bei Freelancern aber bisweilen schon: Aufträge von Privatpersonen. Sie müssen auf der Rechnung über die Aufbewahrungspflicht informiert werden. Das ist mit einem Satz wie diesem erledigt: „Seit dem 1.8.2004 sind Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“

Übrigens müssen auch gewerbliche Auftraggeber*innen die Rechnung aufbewahren, sogar länger als die genannten zwei Jahre. Sie müssen nur nicht explizit darauf hingewiesen werden. 

Wie erstelle ich die Rechnungsnummer?

Es gibt die Mär, dass ausgehende Rechnungen fortlaufend sein müssen. Dazu besteht allerdings keine Verpflichtung. Die einzige Anforderung an eine Rechnungsnummer: Sie muss einmalig sein. Natürlich nicht weltweit einmalig, aber für dein Unternehmen. Sinnvoll ist es dennoch, sie nach einem numerischen und/oder chronologischen System aufzubauen. Allein schon die Jahreszahl und den Monat einzubauen, macht dir die Kontrolle der Zahlungseingänge auf deinem Bankkonto einfacher. Noch ein Kürzel für den jeweiligen Auftrag dazu, und du siehst auf einen Blick, welcher Rechnungsbetrag eingegangen ist. Das bietet sich natürlich vor allem an, wenn pro Kund*in nur eine Rechnung im Monat rausgeht. 

Muss ich ein Zahlungsziel angeben, wenn ich eine Rechnung schreibe?

Du musst nicht. Du kannst es aber tun, um Zahlungen früher zu erhalten. Denn wenn du keine Frist angibst, in der die Rechnung beglichen werden muss, gilt die gesetzliche – und die liegt bei immerhin 30 Tagen. Fällig wird sie ohnehin sofort; das Zahlungsziel definiert nur, bis wann sie spätestens beglichen werden muss. 

Du kannst auch dein eigenes Zahlungsziel definieren – beispielsweise sieben oder vierzehn Tage. Wenn du das jedoch nicht ausdrücklich vertraglich so vereinbart hast, muss sich niemand daran halten. Nette Kund*innen, mit denen die Kommunikation auf Augenhöhe geführt wird, tun das natürlich trotzdem. 

Ein weitere Möglichkeit, um Zahlungen zu beschleunigen, kann das Angebot sein, Skonto zu gewähren. Zum Beispiel: Wer innerhalb von fünf Tagen nach Rechnungsstellung bezahlt, bekommt 5 Prozent Rabatt. Dieses Vorgehen ist in der Kreativbranche allerdings eher wenig verbreitet. 

Wann schreibe ich die Rechnung am besten?

Da gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Manche schreiben ihre Rechnungen konsequent am ersten Werktag des Monats, andere werfen ihre Maschinerie direkt nach Abschluss eines Projektes an. Wie du es machst, ist dir überlassen. Beides hat Vor- und Nachteile. Das hängt ganz sicher auch vom Kontostand, von der Rechnungshöhe und von dem Anteil eventueller Auslagen ab. 

Hauptsache ist: Du schreibst sie überhaupt. Ganz davon abgesehen davon, dass jeder Unternehmer dazu verpflichtet ist, innerhalb von innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu schreiben, muss ja irgendwie auch das Geld aufs Konto kommen. Auch wenn unsere Arbeit Spaß macht: Der Rubel soll schließlich rollen.  

Dir wächst die Buchhaltung über den Kopf? Dann ist unser Service „Finanzen & Controlling“ vielleicht etwas für dich. Sprich uns gern an!