Der Countdown läuft: Ab 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht - auch für Agenturen!

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung - kurz E-Rechnung - für inländische B2B-Umsätze zur Pflicht. Wenn deine Agentur nicht bereits für die öffentliche Hand arbeitet, dürfte dieses Gebiet für dich Neuland sein. Neuland, das du so schnell wie möglich betreten solltest, denn der Countdown läuft. In diesem Blogartikel reißen wir das Thema E-Rechnung für Agenturen relativ kurz an. Um einen wirklich umfassenden Überblick über das Thema und die damit verbundenen To-dos zu bekommen, legen wir dir unser Whitepaper ans Herz. Du kannst es dir am Ende dieses Artikels kostenfrei herunterladen. 

Von diesen einschneidenden Änderungen hast du sicherlich (hoffentlich!) bereits mitbekommen: 

Rechnungen auf Papier, als PDF oder als Word-Dokument werden zum 1.1.2025 von der E-Rechnung abgelöst.

Das bedeutet einen technischen und organisatorischen Aufwand. Denn du musst nicht nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, sondern auch dafür Sorge tragen, dass deine Agentur in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu senden. Wenn du diese Umstellung bislang noch nicht angepackt hast, wird es allerhöchste Eisenbahn! 

Klingt nach Stress?

Jein. Denn es gibt gute Nachrichten:

Du bist mit dieser Umstellung nicht allein, denn wir unterstützen dich dabei. Und das mit Rat und Tat, je nachdem, was du brauchst:

Du willst dir erst einmal nur Wissen aneignen? 

Dann lies weiter und mache dich schlau.

Du brauchst Unterstützung bei der Einführung?

Das trifft sich gut. Wir können nämlich nicht nur Admin, sondern bieten dir auch ein Komplettangebot für alles rund um die Umstellung deiner Agentur auf E-Invoicing. Von der Technik über die Anpassung deiner Abläufe bis hin zur praktischen Umsetzung. Dazu erfährst du weiter unten mehr. 

Zunächst einige grundsätzliche Informationen zur elektronischen Rechnung

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte - im Unterschied zu einer Papierrechnung oder einer Bilddatei wie PDF - in einem maschinenlesbaren Datensatz dar. Meistens handelt es sich dabei um eine XML- oder CSV-Datei. Die digitale Form macht eine automatisierte Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung möglich. 

Die E-Rechnung ist also viel mehr als nur ein neues Rechnungsformat. Sie ist der Start in die vollständig digitalisierte und automatisierte Buchhaltung.  

Für wen wird die E-Rechnung zur Pflicht?

Die Regelung gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, sofern ihre Auftraggeber:innen im Inland ansässig sind. 

Du hast richtig gelesen: ALLE. 

Die Pflicht ist völlig unabhängig vom Umsatz deiner Agentur, von der Gesellschaftsform oder von der Zahl der Mitarbeitenden. 

Somit müssen auch Freelancer oder GbR für die Neuerungen zum 1. Januar 2025 E-Rechnung-ready sein.

Welche Fristen gelten für die Einführung der E-Rechnung?

Hier gelten unterschiedliche Maßgaben für das Empfangen und das Senden von Rechnungen:

Eingehende Rechnungen

Am 1. Januar 2025 muss deine Agentur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Beim Datum gibt es keine Kompromisse. Wohl aber bei den Rechnungen, denn da gilt: Keine Regel ohne Ausnahme.

E-Rechnungen sind nicht erforderlich 

•   bei einem Rechnungsbetrag unter 250 Euro,
•   bei Rechnungen für Fahrausweise,
•   bei Rechnungen an Unternehmen anderer EU-Staaten und natürlich
•   bei Rechnungen an Endverbraucher.

Ausgehende Rechnungen

Hier ist der Stichtag zwar auch der 1. Januar 2025. Dennoch gibt es Übergangsfristen, während derer du noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken darfst. Sie gelten bis

•   31. Dezember 2026 für Rechnungen aller Unternehmen und
•   31. Dezember 2027 für Rechnungen von Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR im vorherigen Jahr (2026). 

Achtung:

Wenn du die Übergangsfristen ausreizen möchtest und erst 2027 oder 2028 mit dem Versand der E-Rechnung starten möchtest, benötigst du die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger:innen. 

Nur, wenn sie damit einverstanden sind, kannst du deine Rechnungen weiterhin per Post oder PDFs versenden. 

Was spricht also dagegen, die Basis für ausgehende und eingehende Rechnungen gleich in einem Rutsch zu schaffen? Wir finden: Gar nichts!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Umstellung auf E-Invoices erforderlich?

Die Einführung der E-Rechnung setzt entsprechende Softwarelösungen voraus, die das Erstellen, Erfassen, Verarbeiten und Archivieren der Rechnungen erlauben. Anbieter von Agentursoftware wie MOCO sowie Buchhaltungssysteme wie sevdesk oder Lexware haben sich auf die Neuerungen bereits eingestellt. 

Außerdem ist auch die DATEV für die Umstellung gerüstet - immerhin ist das Vorgehen für Aufträge der öffentlichen Hand ja schon gang und gäbe. 

Die technischen Lösungen bestehen also bereits. Die Herausforderung ist also eher, wie du sie in deine bestehenden Systeme und Prozesse integrierst.  

XRechnung und ZUGFeRD: Was hat es mit den Formaten der E-Rechnung auf sich? 

Noch einmal zur Erinnerung: Elektronische Rechnungen bilden den Inhalt in einem maschinenlesbaren Datensatz ab - also quasi in einem Code. In Deutschland ist das XML-Format gängig. Darauf setzen die beiden Standards, die für dich und deine Agentur am wichtigsten sein werden: X-Rechnung und ZUGFeRD.

Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und können in unterschiedlichen Softwaresystemen genutzt werden. 

Der grundsätzliche Unterschied zwischen beiden Standards:

Während die XRechnung nur Code abbildet und somit für das menschliche Auge ohne Anstrengung nicht zu erkennen ist, handelt es sich bei ZUGFeRD um ein sogenanntes hybrides System: 

Die XML-Datei wird in ein PDF integriert. Sieht für die Empfänger:innen also aus wie gewohnt, kann aber dennoch maschinell ausgelesen werden.

So kannst du dir eine Rechnung im ZUGFeRD-Format vorstellen:

Jetzt bist du mit den grundlegenden Informationen zur E-Rechnung vertraut. 

Die konkrete Umsetzung bleibt dir dennoch ein Rätsel?

Voilà:

Wir haben ein umfassendes Whitepaper entwickelt, das du hier kostenfrei und unverbindlich herunterladen kannst.