Remote Work, Home Office, Workation: Welche Arbeitsform passt zu deiner Agentur?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Nicht erst seit der Pandemie wächst der Wunsch nach flexibleren Arbeitsformen. Während Home Office und Remote Work mittlerweile zum Alltag vieler Unternehmen gehören, gewinnt ein neuer Trend zunehmend an Beliebtheit: die Workation. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf diese Arbeitsformen und zeigen dir, worauf du als Agentur achten solltest.

Was bedeuten die Begriffe eigentlich?

Zunächst einmal ist es wichtig, die verschiedenen Begriffe sauber zu definieren. 

Remote Work: 

Du kannst von überall aus arbeiten, sei es von zu Hause, aus einem Café oder einem Co-Working-Space. Ein anderer Begriff dafür ist mobiles Arbeiten. Du bist nicht an ein Büro gebunden und brauchst zum Ausführen deiner Arbeit nur einen Computer samt Internetanschluss und gegebenenfalls ein Arbeitshandy. 

Home Office: 

Das ist eine Form von Remote Work, bei der du von zu Hause aus arbeitest. Die korrekte Formulierung ist übrigens Telearbeit oder auch Teleheimarbeit. Der Begriff Home Office hat sich umgangssprachlich etabliert. Die klassische Telearbeit ist dauerhaft, also wird der größte Teil der Arbeit in den eigenen vier Wänden erbracht. Wenn wir heute von Home Office sprechen, ist meistens das tageweise Arbeiten von daheim gemeint. 

Workation: 

Eine Kombination aus Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation). Du arbeitest von einem Ort aus, an dem du vorher oder nachher Urlaub machst.

Ein Sabbatical, bei dem du eine längere Auszeit von der Arbeit nimmst, fällt übrigens nicht in diese Kategorie, da du in dieser Zeit nicht arbeitest. Dafür gelten noch mal andere Regeln, zu denen wir dich gern individuell beraten.

Warum sind Remote Work und Workation so beliebt?

Der Hauptgrund liegt auf der Hand: Nicht jeden Tag in der Agentur aufschlagen zu müssen, verheißt mehr Flexibilität und Unabhängigkeit. Das haben wir alle während der Pandemie gelernt, denn das war die Zeit, als Home Office von der Ausnahme zur Regel wurde. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, wo sie arbeiten. Das ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance, auch im Hinblick auf die Vereinbarung von Job und Familie, und kann so die Motivation steigern. Ganz abgesehen davon sparen sie Wegzeit. Und ganz ehrlich - einige von uns finden es auch enorm praktisch, während der Arbeit die Waschmaschine anzuwerfen. Oder eben Arbeit und Reisen zu verbinden.

Welche Arbeitsform passt zu deiner Agentur?

Um auf die Eingangsfrage zurückzukommen: Dass alle ans Ziel ihrer Wahl ausfliegen und niemand mehr in der Agentur arbeitet, würde sich durchaus als Herausforderung entpuppen. Nicht umsonst rudern viele Unternehmen derzeit zurück und beordern ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro. Die Gründe dafür sind vielfältig und bisweilen auch vordergründig. 

Tatsächlich ist es - wie so oft - eine Frage der Struktur. Denn schon das hybride Arbeiten, also der Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsformen, setzt voraus, dass deine Agentur fit dafür ist. 

Wenn einzelne Mitarbeitende dann sogar mehr oder weniger dauerhaft aus der Ferne arbeiten wollen, gilt das umso mehr. Denn natürlich möchtest du, dass deine Mitarbeitenden auch außerhalb des Büros produktiv sind und sich wohlfühlen. Wie kannst du das erreichen?

So läuft deine Agentur rund, selbst wenn ihr remote arbeitet

Schauen wir uns also einmal an, welche Strukturen du schaffen solltest. Wenn dir das gelingt, bist du ready für alle Arbeitsformen.

Klare Kommunikation und Erwartungen

Regelmäßige Meetings helfen euch dabei, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten. Das können tägliche kurze Stand-ups oder wöchentliche Team-Meetings sein. Formuliere klare Ziele und Deadlines für Projekte und Aufgaben. Methoden wie OKRs (Objectives and Key Results) können hier sehr hilfreich sein, um messbare Ziele zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen.

Technische Ausstattung und Tools

Stelle sicher, dass dein Team über die notwendige Ausstattung verfügt, um effektiv von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. Hilfreich sind Produktivitätstools wie Projektmanagement-Software, Kollaborationsplattformen und Kommunikationstools. Eine gute Agentursoftware mit Aufgabenverfolgung und Projektplanung kann hier Gold wert sein.

Flexibilität und Vertrauen

Biete flexible Arbeitszeiten an und setze auf Vertrauensarbeitszeit. So ermöglichst du es deinen Mitarbeitenden, zu den Zeiten zu arbeiten, in denen sie am produktivsten sind und die auch zu einer Workation in einer anderen Zeitzone passen. Natürlich unter Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes - dazu mehr weiter unten - und mit klaren Regeln, so dass Zeiten und Erreichbarkeit zum Job und zur Agentur passen.

Unterstützung und Weiterbildung

Schaffe regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, auch in Bezug auf effektives Arbeiten im Home Office oder Remote. Egal, wo sie sind: Du solltest sicherstellen, dass dein Team die Unterstützung hat, die es benötigt, sei es technisch oder fachlich.

Motivation und Anerkennung

Gute Leistungen sollten auch aus der und in der Ferne anerkannt und gewürdigt werden. Dies kann durch verbales Lob, aber auch durch Incentives wie Bonusprogramme oder zusätzliche Urlaubstage für herausragende Leistungen geschehen.

Gesundheit und Wohlbefinden

Klare Richtlinien für Arbeitszeiten und Erreichbarkeit fördern eine gute Work-Life-Balance. Mit Gesundheitsangeboten wie Online-Yoga-Kursen oder Tipps für ergonomisches Arbeiten im Home Office positionierst du dich außerdem als moderne Arbeitgeberin.

Teamzusammenhalt und Unternehmenskultur

Das Zwischenmenschliche darf nicht auf der Strecke bleiben. Mit digitalen Hangouts, zum Beispiel jeden Freitag, oder wöchentlichen Checkins via Video Call schaffst du wertvolle Routinen. Du kannst auch virtuelle Teamevents organisieren, um den Zusammenhalt zu stärken. Außerdem sollte niemand Gefahr laufen, etwas zu verpassen. Informiere also regelmäßig über Unternehmensentwicklungen. 

Monitoring und Feedback

Heikler Punkt: Die Leistungsüberwachung. Hier hilft ein Umdenken, indem du dich auf die Ergebnisse der Arbeit konzentrierst statt auf die geleisteten Stunden. Mit einer Feedbackkultur, in der regelmäßiges, konstruktives Feedback in beide Richtungen normal ist, gehst du zusätzlich auf Nummer sicher. 

Unsere Extra-Tipps: 

Werde nicht zum Kontrollfreak! Vertraue deinen Mitarbeitenden. Ein zu starkes Mikromanagement kann die Motivation schnell zunichte machen und die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle untergraben.

Und: Denk daran, dass es kein Patentrezept gibt - experimentiere mit verschiedenen Ansätzen und finde heraus, was für dein Team am besten funktioniert.

Arbeitsrecht, Versicherungen & Co: Das solltest du zu Remote Work und Workation wissen

Bevor du dich als Agentur für hybride Arbeitsformen entscheidest, solltest du die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen:

Grundsätzlich müssen flexible Arbeitsformen im Arbeitsvertrag oder in einer Unternehmensrichtlinie geregelt sein

Sowohl bei Remote Work, im Home Office und an den Arbeitstagen während der Workation gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz. Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten, Pausen müssen eingehalten werden und es muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen den Arbeitstagen liegen.

Auch die Arbeitsstättenverordnung gilt, jedenfalls für selbst eingerichtete Arbeitsplätze im Home Office. Vor der Genehmigung von Home Office sollte eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Achte besonders auf ergonomische Aspekte! Wenn deine Mitarbeitenden damit einverstanden sind, kann das per Videocall erfolgen. Ansonsten muss das telefonische Durchgehen einer Checkliste reichen.

Darf ich den Wunsch nach Remote Work oder Workation ablehnen?

Ja, durchaus, es gibt keinen rechtlichen Anspruch darauf. Du solltest das aber gut begründen können, sonst ist die Stimmung im Keller. Zumal du bedenken solltest, dass auch deine Agentur Vorteile durch flexible Arbeitsmodelle hat. 

Ein wesentlicher Punkt ist die erhöhte Mitarbeiterbindung. In Zeiten des Fachkräftemangels kann die Möglichkeit zu Home Office oder Remote Work ein entscheidender Faktor sein, um talentierte Mitarbeitende zu halten. Damit stärkst du deine Employer Brand und machst dich als arbeitgebende Agentur auch für Menschen, die gar nicht an deinem Standort auf Jobsuche sind, attraktiver. Zudem berichten viele Unternehmen, dass ihre Mitarbeitenden zufriedener und produktiver seien. 

Nicht zu unterschätzen sind auch die möglichen Kosteneinsparungen: Weniger Mitarbeitende im Büro bedeuten weniger Bedarf an Bürofläche und geringere Energiekosten. 

Welche Ausstattung steht Arbeitnehmer:innen außerhalb des Büros zu?

Im Home Office besteht grundsätzlich Anspruch auf die gleiche Ausstattung wie im Büro. Also Computer, Software, Schreibtisch mit Bürostuhl etc. Bei Remote Work sieht das anders aus: Hier stehen zwar Laptop und Handy an, aber Mitarbeitende sind selbst dafür verantwortlich, ihren Arbeitsplatz einzurichten.

Übrigens: Du trägst die Verantwortung für den Datenschutz, auch wenn dein Team von zu Hause oder unterwegs arbeitet. Maßnahmen zur Datensicherheit wie eine sichere VPN-Verbindung sollten also in deinem eigenen Interesse ergriffen werden.

Wie sieht es mit dem Versicherungsschutz aus?

Gute Nachrichten: Seit Juni 2021 ist der Unfallversicherungsschutz im Home Office genauso umfangreich wie im Büro. Das gilt für alle arbeitsbezogenen Tätigkeiten, einschließlich des Weges zum Drucker in einem anderen Raum. 

Aber Vorsicht: Wer seinen Arbeitsplatz spontan in den Garten verlegt, ist nur bei der Arbeit selbst versichert, nicht auf dem Weg dorthin. Auch der Gang zur Haustür - etwa, um ein Päckchen in Empfang zu nehmen - oder in die Küche ist nicht versichert.

Sozialversicherungen bleiben im Grunde wie gewohnt bestehen. Besonderheiten gibt es bei der gesetzlichen Krankenversicherung im Rahmen einer Workation, sofern sie im Ausland stattfindet. Denn im Sinne der Sozialversicherung gelten deine Mitarbeitenden in dem Fall als „entsendet" – und anders als während eines Urlaubsaufenthaltes musst du als Agentur für ihre medizinische Leistungen vor Ort aufkommen. Und nicht nur für ihre, auch für die ihrer mitversicherten und mitreisenden Familienmitglieder. 

Das kann sehr teuer werden, zumal die Krankenkasse dir nur die Kosten erstattet, die bei einer vergleichbaren Behandlung in Deutschland angefallen wären. Deshalb: Eine Restkostenversicherung, die diese Lücke abdeckt, ist ein Muss. Die Kosten zahlt deine Agentur. Außerdem ist eine Auslandskrankenversicherung sinnvoll – die übernimmt dann aber die reisende Person, ebenso wie zusätzliche Versicherungen, die je nach Zielland sinnvoll sein können. 

Gibt es zeitliche Begrenzungen?

Bei Home Office und Remote Work gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zur Anzahl der Tage. Das ist Verhandlungssache zwischen dir und deinen Mitarbeitenden.

Bei der Workation im Ausland kann das schon anders aussehen. Denn je nach Land können Sozialversicherungspflicht und Meldepflichten variieren. Eine grobe Richtlinie ist außerdem die  183-Tage-Regelung: Hält sich ein Teammitglied länger als diese Zeit im Ausland auf, kann eine Steuerpflicht am Aufenthaltsort entstehen. 

Für jedes Land sollte außerdem geprüft werden, ob eine Arbeitserlaubnis oder ein Visum erforderlich ist. Innerhalb des EWR ist das relativ simpel, Übersee kann das schon anders sein. Manche Länder wie die Vereinigten Arabischen Emirate bieten eigens zu diesem Zweck „Remote working“-Visa an. 

Wie unterstützt summarum dich bei der Planung?

Als dein Partner für administrative Aufgaben steht dir summarum bei der Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle zur Seite. Wir wissen, dass die rechtlichen und organisatorischen Aspekte manchmal kompliziert sein können, besonders wenn es um Workations geht. 

Daher kümmern wir uns für dich um die Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen, die mit einer Workation verbunden sind. Das umfasst zum Beispiel die Prüfung von Aufenthaltsbestimmungen oder steuerrechtlichen Fragen. Auch beim Abschluss notwendiger Reisekrankenversicherungen für deine Mitarbeitenden unterstützen wir dich gerne. Darüber hinaus stehen wir dir bei allen individuellen Fragen zu den verschiedenen Arbeitsformen zur Verfügung. Ob du Unterstützung bei der Erstellung von Richtlinien für Remote Work brauchst oder Fragen zur korrekten Arbeitszeiterfassung im Home Office hast - wir beraten dich umfassend und finden gemeinsam die beste Lösung für deine Agentur.

Bei sehr frickeligen Fragen arbeiten wir dabei eng mit unserem Partner LUBYO zusammen. Neben der Klärung der rechtlichen Aspekte findet ihr dort auch Unterkünfte zu sehr wettbewerbsfähigen Preisen für Einzelreisende oder Teams. 

Unser Fazit:

Ob Home Office, Remote Work oder Workation – flexible Arbeitsmodelle bieten viele Chancen für Agenturen und ihre Mitarbeitenden. Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung könnt ihr eure Agentur fit für die Zukunft machen. Welches Modell am besten zu euch passt, hängt von euren individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten ab. 

Probiert es aus und findet euren eigenen Weg! Wir freuen uns, wenn wir euch dabei unterstützen können!