summarum works for: Martina Schiffer-Gottfried von BOROS

In unserer Serie „summarum works for“ lassen wir unsere Kund:innen zu Wort kommen. Denn: Wir können ja viel über uns erzählen, wenn der Tag lang ist – aber was denken eigentlich diejenigen, die von unseren Dienstleistungen profitieren? Für diesen Beitrag haben wir Martina Schiffer-Gottfried interviewt. Sie leitet den Standort Wuppertal der Kommunikationsagentur BOROS und hat uns viele interessante Insights gegeben – zu sich, in ihre Agentur und zu unserer Zusammenarbeit. Los geht’s!

BOROS ist in den Köpfen vieler mit Kunst- und Kulturkommunikation verbunden. Kein Wunder, denn tatsächlich hat die Agentur seit ihrer Gründung im Jahr 1990 zahlreiche Ausstellungshäuser, Stiftungen, Museen und alles, was mit Kunst zu tun, in ihrem Portfolio. Zudem hat sich Gründer und Geschäftsführer Christian Boros als einer den renommiertesten Sammler zeitgenössischer Kunst Deutschlands einen internationalen Ruf erworben. Gründungskunde war übrigens der Musiksender Viva – die „Viva liebt dich“-Kampagne ist legendär. „Seither sind wir aber stetig gewachsen und haben es geschafft, unseren Designanspruch und unser teilweise radikales Denken auch in die Wirtschaft und sogar in die Politikberatung zu transportieren. Zahlreiche Unternehmen, Marken und Organisationen haben ein Corporate Design aus unserer Hand, und darauf sind wir stolz“, sagt Martina.

Probieren geht über Studieren

Christian Boros hatte die Agentur noch während seines Studiums gegründet – und auch Martina ist bereits als Studentin bei ihm an Bord gegangen. „Als gelernte Bankkauffrau sah ich meine Zukunft eigentlich im Konzern. Aber dann lernten wir uns kennen, Christian machte mir ein Angebot, das passte zu meinem Schwerpunkt auf strategisches Marketing. Also entschied ich: Ich fange jetzt an zu arbeiten, das Studium kann ich auch nebenbei noch zu Ende machen.“ So kennen wir Martina auch heute: Immer alle Hände voll zu tun und lieber zu viel als zu wenig zu machen.

Vertrauen und Verantwortung spielen für Martina eine große Rolle. So kam sie schon jung in eine Führungsposition, und so arbeitet sie heute mit summarum zusammen. Auch wenn es bis zu dieser Entscheidung fast zwei Jahre gedauert hat – nämlich bis zu dem Zeitpunkt, als ihre Mitarbeiterin, die sich um Buchhaltung und Personal kümmerte, die Agentur verließ. Dann ging es schnell, und im August 2023 mandatierte Martina uns für Finance und HR.

Das Büro von BOROS in Wuppertal (Foto: Annika Feus)

Martina schätzt die nahtlosen Prozesse

Was sich in der Zusammenarbeit für Martina als Hauptvorteil entpuppt, ist, dass jetzt mehrere Prozesse gleichzeitig stattfinden. „Die Aufgaben lagen vorher bei einer Person, die von mir unterstützt wurde. Jetzt verteilen sie sich auf verschiedene Menschen. Dadurch erreichen wir ungleich mehr.“ Heißt im Klartext: Vorher konnte eine Person entweder die Buchhaltung erledigen oder einen Vertrag schreiben. Jetzt regelt Frank die Finanzen, zeitgleich kümmert sich Mandy um die Verträge und Chantal um die Ablage. Während Fabio etwas vorbei bringt, bucht Johanna die Belege. „Der Workload wandert von der linearen auf eine darüber liegende Ebene. Ich habe jetzt nahtlose Prozesse und muss mir keine Gedanken mehr machen – auch nicht um Urlaube oder Krankheitstage.“

Herausforderung: Jeder BOROS-Standort hat unterschiedliche Prozesse

Martina leitet den Standort Wuppertal; mit Berlin und Köln gibt es zwei weitere. Die Strukturen und Abläufe sind durchaus unterschiedlich, beispielsweise was die Erfassung von Daten oder Freigaben angeht. Das erfordert auf Seiten von summarum eine gewisse Flexibilität. Ein Selbstgänger für das erfahrene Team: „Bekommt ihr super bewältigt, sehr cool.“  

(Foto: Annika Feus)

Die Lösung: Standardisierte Prozesse

Dennoch soll das kein Dauerzustand werden. Im Gegenteil: Um die Komplexität zu verringern und die Strukturen zu vereinfachen, arbeitet Martina gemeinsam mit summarum an einer standortübergreifenden Systematisierung und Standardisierung der Prozesse. Der Input dazu, was technisch oder prozessual überarbeitet werden sollte, kommt dabei in der Regel von summarum. „Als Führungskraft ist man ja oft allein mit den Themen und schmort im eigenen Saft. Da ist das schon hilfreich, wenn jemand von außen hinterfragt, warum wir Abläufe so gestalten und nicht anders.“ Wenn sie selbst mit Ideen um die Ecke kommt, hört sie dann oft von summarum: „Dazu haben wir schon was vorbereitet.“

Das Aufsetzen neuer Prozesse macht Arbeit, zahlt sich aber schon nach kurzer Zeit aus: „Mit jedem Leitfaden, jedem Standard reduzieren wir nicht nur den Workload, sondern auch das Risiko, dass etwas übersehen wird, und rüsten für uns alle Eventualitäten. Wenn dann alles sauber durchläuft, gibt mir das Ruhe.“

Apropos Arbeit: Wie viel Zeit spart Martina durch die summarum-Leistungen ein?

Da gibt sie sich keinen Illusionen hin: „An eigener Arbeitskraft: Keine. Ich bin genauso eingespannt, gefühlt sogar etwas mehr. Das liegt aber daran, dass wir neue Prozesse aufbauen und Themen vorantreiben, die vorher liegen geblieben sind.“ Auf der Payroll mache sich eine Vollzeitstelle weniger bemerkbar. „Um das zu erreichen, woran wir jetzt gerade arbeiten, hätte die Manpower aber sicherlich nicht ausgereicht.“ Die Ersparnis ist also nicht klar zu beziffern, zumal der Output nicht vergleichbar ist.“

Prozessualisierung läuft – was noch?

Martina schätzt sowohl die Kompetenz als auch die Autonomie des summarum-Teams. Im Bereich Finance geht es da oft um vorausschauende Themen wie Fristen oder Liquidität. „Da kommen rechtzeitig Hinweise auf Dinge, an die ich früher selbst denken musste, das entlastet mich.“

Bei HR-Themen sind es häufig rechtliche Aspekte. „Das ist ja häufig tricky. Da sind sowohl die Fakten als auch die Möglichkeit, Themen und das richtige Vorgehen zu diskutieren, für mich sehr wertvoll.“ Mandys Paragrafeneuphorie kommt ihr dabei zugute. „Ich fühle mich menschlich wie rechtlich jederzeit perfekt betreut und gut informiert – und das ist einfach ein gutes Gefühl.“

Ein Beispiel dafür ist die kürzlich erfolgte Novellierung aller Arbeitsverträge bei BOROS. „Vor dem Projekt hatte ich Respekt; eine große Aufgabe, die sehr viele Unsicherheiten beinhaltet, denn da muss alles korrekt formuliert werden.“ Das Ergebnis: Top. „Das hat mir gezeigt, dass man auch große strukturelle Änderungen in speziellen Themen sehr gut gemeinsam umsetzen kann.“

Was empfiehlt Martina anderen Agenturen?

Für BOROS lohnt sich die Zusammenarbeit mit summarum. Martina kennt aber auch die Zweifel, die andere Agenturen bei der Entscheidungsfindung beschäftigen. Ihr Tipp: „Guckt nicht nur auf die allgemeine Kalkulation, indem ihr die Kosten für einen Menschen und einen externen Dienstleister vergleicht. Sondern betrachtet das Rundumpaket – ihr kauft ein großes Kompetenzpaket ein, das euch eine durchgängige Versorgung durch Spezialist:innen sichert und eine flexible Lösung darstellt, die ihr je nach Bedarf erweitern oder verkleinern könnt.“ Das sei für sie deutlich effizienter, als die Aufgaben auf unterschiedliche Minijobs und Halbtagsstellen zu verteilen. „Ich liebe euch, und ich bin sehr froh mit der Entscheidung.“

Vielen Dank, liebe Martina! Auch wir sind ein totaler Fan von euch – es macht uns riesigen Spaß, für euch die Strippen zu ziehen!