Datenfans im Gespräch: „Automatisierung braucht Struktur“

Yeah: Ein neuer Auftrag kommt rein! Kaum ist der Jubel im Slack-Channel verhallt, rollt schon die administrative Lawine an. Stammdaten anlegen, Asana-Boards kopieren, Ordner anlegen, Zugriffsrechte verteilen, Onboarding-Mails tippen. Zeitaufwand? Hoch. Wertschöpfung? Null. Das geht besser, findet Julian Junghöfer. Mit seinem Unternehmen AGENCYFLOW vernetzt er unterschiedliche Tools, um wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren.

Im Interview mit summarum-Geschäftsführer Bernhard Probst spricht Julian über die Grundlagen der Automatisierung, den Mythos der reinen Zeitersparnis und warum Datendisziplin vor jeder Künstlichen Intelligenz kommt. Achtung: Hier kommen zwei ausgesprochene Daten- und Strukturfans zusammen!

Worum geht es bei der Automatisierung?

Die Ausgangslage sieht in vielen Agenturen relativ gleich aus: Da ist ein ERP-System im Einsatz, eine Zeiterfassung, ein Rechnungstool: manchmal gebündelt in Form einer Agentursoftware, oft aber auch als Einzelkomponenten, bisweilen auch beides. Dazu kommen HR-Software, Google Workspace oder Office 365, KI-Tools und so weiter. So kommen jede Menge Lösungen zusammen, die für sich genommen sicher nützlich sind. Nur: Sie arbeiten nebeneinander, nicht miteinander. Dementsprechend isoliert sind ihre Daten. An dieser Stelle setzt Julians Geschäftsmodell mit AGENCYFLOW an. Sein Ziel: Durch die richtigen Tools und Automatisierung eine Single Source of Truth zu schaffen.

Warum Zeitersparnis nicht der wichtigste Vorteil der Automatisierung ist

Wenn Agenturen über Automatisierung nachdenken, steht Zeitersparnis meist an erster Stelle des Wunschzettels. Julian sieht das aus der Praxis deutlich differenzierter:

„Ich glaube, dass eine klassische Agentur mit zehn bis 100 Mitarbeitenden gar nicht so sehr von der Zeitersparnis profitiert. So viel Zeit fressen die Prozesse nämlich gar nicht.“

Stattdessen geht es um die sinnvolle Anbindung von unterschiedlichen Systemen, um sowohl doppelte Daten als auch doppelte Aufgaben zu vermeiden. Julian nennt ein praktisches Beispiel: Kund:innen müssen als Kontakt im CRM stehen, als Rechnungsempfänger:innen im Buchhaltungsprogramm, zugleich aber auch im Task Management sowie im Projektordner. „Alles einzeln zu pflegen, ist aufwändig und fehleranfällig. Also verknüpfen wir solche Daten, so dass alles unter einer ID läuft und automatisch aktualisiert wird.“

Julians Anspruch ist es, für mehr Leichtigkeit und Freude bei der Arbeit zu sorgen. Saubere Strukturen und Prozesse schaffen die Basis dafür: „So kann jeder seine Arbeit machen, mit Spaß und ohne Chaos.“

Die Grundlage: Strukturen und Datendisziplin

Die Zusammenarbeit mit AGENCYFLOW beginnt immer mit einem Workshop. Analog zum Vorgehen bei den summarum Audits wird erst einmal der Ist-Zustand gecheckt. Welche Tools gibt es, welche werden benutzt oder sind doppelt vorhanden? Passen die Ordnerstrukturen und Prozesse? „Hier beginnt oft ein konsequentes Abspecken. Denn wenn wir unüberlegt fehlerhafte oder aufgeblähte Prozesse automatisieren, würden wir am Ende nur das Chaos digitalisieren.“

Um zu komplexe, verschachtelte Ordnerstrukturen zu vermeiden, setzt Julian beispielsweise auf eine durchgehende Nummerierung von 100 bis 900, die sich durch alle Tools zieht:

„Es gibt zum Beispiel 400 für Sales. Die nutzen wir für interne Projekte in der Agentursoftware, in internen Kanälen wie Slack oder Teams oder auch für Labels und Passwortmanager.“

Hinzu kommt die Datendisziplin, die Bernhard als das „Schreckgespenst“ in der Kreativszene bezeichnet. Dass sie nicht das Top-Thema in Agenturen ist, in denen ganz andere Fähigkeiten und Talente punkten, sei verständlich. Dennoch gelte für ihn hier das gleiche wie bei den von Julian genannten Prozessen:

„Automatisierung ergibt nur dann Sinn, wenn du vollständige, zuverlässige Daten hast und weißt, was du mit ihnen anfangen willst.“

Automatisierung beginnt im Sales-Prozess

Wie baut man eine funktionierende Automatisierung auf? Julians Herangehensweise beginnt ganz am Anfang:

„Alles startet im Sales. Erst ist ein Eintrag nur ein Kontakt, dann ein Lead, dann ein Projekt mit den einzelnen Tasks. Da ergibt es einfach Sinn, dass die Informationen von vornherein richtig angelegt werden und Prozesse danach automatisiert sind.“

Ein Beispiel sind smarte Abrechnungspläne, die sich bei Eintragsaufgang anlegen lassen. Monatliche Retainer, Abschlagszahlungen, sogar Zahlungserinnerungen lassen sich automatisieren und reichen so zuverlässig bis in den Forecast hinein.

Julians Erfolgskombination: MOCO plus Notion oder awork

Generell geht Julian toolunabhängig vor. Allerdings hat er klare Präferenzen: Als Agentursoftware favorisiert er MOCO. Die Lösung verfügt über eine umfangreiche Funktionalität und ist trotzdem einfach in der Bedienung.

Richtig rund wird MOCO, wenn die Software um ein sinnvolles Wissens- und Task-Management mit integrierter KI ergänzt wird, die die Informationen zuverlässig bündelt und verarbeitet. Aus Julians Sicht gibt es derzeit nur zwei Tools am Markt, die das wirklich können: Notion und awork. Bei beiden laufen im Hintergrund exakt die Datenbankstrukturen und Datenfelder, die für Automatisierungen und Auswertungen zwingend benötigt werden.

Notion war lange Zeit Julians Favorit, sowohl wegen der integrierten KI als auch wegen der Flexibilität, Projektseiten individuell zu gestalten. „Wir haben sehr gute Vorlagen entwickelt, die auf den Agentur-Use Case ausgerichtet sind, mit Datenbanken, die miteinander kommunizieren. Alle Informationen landen automatisch darin, inklusive Mails und transkribierten Meetingprotokollen.“

Mittlerweile empfiehlt er auf dem gleichen Level awork, das einzige Projektmanagement-Tool, das speziell für Agenturen und ihre Anforderungen entwickelt wurde. 2026 wurde die Plattform um eine kontextbezogene KI-Infrastruktur erweitert, die alle zentralen Agenturprozesse unterstützt. „Neben den für uns entscheidenden Grundlagen für eine Automatisierung und agenturspezifischen Agents überzeugen mich hier zum Beispiel eine 1A Kostenkontrolle, die eine genaue Weiterberechnung der KI-Ressourcen ermöglicht, sowie die smarte Kapazitätsplanung“, sagt Julian. Als deutsches Tool hat awork überdies die DSGVO und den EU AI Act vorbildlich auf dem Schirm.

Wissensmanagement: Kontext schlägt Prompt

Die Datenbankstruktur hat für Julian noch einen anderen Nutzen: Wissensmanagement. Er empfiehlt allen Agenturen, zusätzlich zu den Projektdaten und -vorgaben auch interne Prozesse zu festzuhalten und zentral abzuspeichern. Wenn ein System alle Informationen sauber an einem Ort bündelt, findet die integrierte KI perfekte Bedingungen vor. Dadurch lassen sich zum einen firmeninterne HR- oder Prozessfragen per Schlagwort oder Spracheingabe blitzschnell beantworten – also im Grunde ein Agentur-Wiki 2.0. Zum anderen hilft das Vorgehen beim Qualitätsmanagement, weil die KI automatisch überprüft, ob die Arbeiten für die Kund:innen beispielsweise dem Briefing oder den Designvorlagen entsprechen.

Beides zusammen untermauert den Grundsatz „Kontext schlägt Prompt“. Denn die wahre Grundlage der Automatisierung liegt nicht in der KI, sondern in dem, worauf sie zurückgreifen kann.

Vielen Dank an Julian für diesen Einblick in die Grundlagen der Automatisierung! Es ist schön zu wissen, dass es noch mehr Menschen gibt, deren Herz für saubere Daten und Prozesse schlägt.