Zwischen Deadlines und Debitoren: So strukturierst du dein Agentur-Mahnwesen

Euer Kreativteam läuft zur Hochform auf, die Kampagne ist ein voller Erfolg – und die Rechnung? Die verstaubt irgendwo in der Buchhaltung eurer Kund:innen. Offene Forderungen sind der Albtraum jeder Agentur. Aber keine Sorge: Mit einem cleveren Mahnwesen und den richtigen Vorlagen verwandelst du säumige Zahler:innen wieder in zuverlässige Kund:innen, ohne dabei die Geschäftsbeziehung zu ruinieren.

Warum Agenturen ein wasserdichtes Mahnwesen brauchen

Als Agentur seid ihr in einer besonderen Situation: Eure Projekte ziehen sich über Monate und binden oft verschiedene Ansprechpartner:innen und Mitwirkende ein. Da kommen schnell mal Zwischenrechnungen für Konzeption, Produktion und Media zusammen. Oder du willst zwischendurch mal eine Auslage weiterberechnen. Anders als in anderen Branchen wird hier eben nicht nur eine Schlussrechnung gestellt. Da kann es schon mal passieren, dass dein:e Kund:in den Überblick verliert.  

Doch jede unbezahlte Rechnung geht zu Lasten eurer Liquidität. Genau deshalb brauchst du ein System. Ein professionelles Mahnwesen ist wie eine gut durchdachte Kampagne. Es wirkt, ohne aufdringlich zu sein, und bringt am Ende das gewünschte Ergebnis.

Dazu gehört auch der richtige Absender: In einer Agentur ist die Buchhaltung die beste Zuständigkeit für Mahnungen. Sie hat den nötigen Abstand, kommuniziert sachlich und hält die Abläufe sauber im Griff. So bleibt das Projektteam good cop und die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die Geschäftsleitung sollte sich ebenfalls heraushalten, denn wer den Kurs der Agentur steuert, wirkt als Geldeintreiber:in schnell deplatziert.

Das richtige Timing: Ab wann muss ich eine Rechnung anmahnen?

Um gleich mit einem Irrglauben aufzuräumen: Du musst es per Gesetz überhaupt nicht tun. Jedenfalls nicht im B2B-Bereich, in dem Agenturen sich üblicherweise bewegen. Hier geraten Rechnungsempfänger:innen automatisch in Verzug

Wir legen es dir dennoch ans Herz, frühzeitig aktiv zu werden. Und das, sobald der Verzug eingetreten ist. Denn je schneller du dich um den Ausgleich kümmerst, desto besser ist es für euch. Immerhin wollt ihr ja auch Gehälter, Miete etc. pünktlich zahlen. 

Praxis-Tipp:

Warte nicht zu lange: Je schneller du dich meldest, desto präsenter ist dein Anliegen. Finanzprofis in Agenturen schreiben schon an Tag 1 nach Ablauf der Zahlungsfrist eine E-Mail oder greifen zum Hörer. 

Mahnwesen: Wie sage ich's meinen Agenturkund:innen? 

Um freundlich, aber gezielt zum Geld zu kommen, hat sich ein mehrstufiges, schriftliches Verfahren etabliert, zu dem wir auch dir raten. Denn du willst ja sicherlich weiterhin eine gute Geschäftsbeziehung führen, oder? Dazu gehört es, dein Gegenüber über die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten. Den Anfang macht ein erstes Schreiben, das vor allem den Zweck hat, dein:e Kund:in auf den Verzug aufmerksam zu machen. 

Schritt 1: Die freundliche Zahlungserinnerung

Timing: direkt nach Fälligkeit 

Tenor: "Hey, ist wohl untergegangen..."

In der Agenturwelt ist Zeit kostbar, sowohl bei euch als auch bei euren Kund:innen. Oft ist eine unbezahlte Rechnung einfach nur im Chaos des Alltags untergegangen. Eine freundliche Erinnerung reicht oft schon aus. Lass dir deshalb damit nicht zu viel Zeit, sondern handle, sobald

Schritt 2: Die erste echte Mahnung

Timing: 14-21 Tage nach Fälligkeit 

Tenor: Bestimmt, aber noch ohne Zusatzkosten

Jetzt wird's ernst, aber ihr bleibt fair. Die Auftraggeber:innen bekommen eine klare Zahlungsaufforderung mit einem neuen, realistischen Zahlungsziel. Noch ohne Mahngebühren – schließlich wollt ihr die Geschäftsbeziehung nicht gleich belasten.

Schritt 3: Die Mahnung mit Konsequenzen

Timing: 30 bis 40 Tage nach Fälligkeit 

Tenor: "Jetzt wird's teurer"

Ab hier könnt ihr Mahngebühren und Verzugszinsen geltend machen. Spätestens jetzt verstehen auch die entspanntesten Kund:innen, dass ihr es ernst meint.

Der persönliche Touch: Wann ein Anruf im Mahnwesen Gold wert ist

Manchmal hilft ein kurzer Anruf mehr als zehn Mahnungen. Besonders bei Stammkund:innen oder größeren Beträgen kann ein persönliches Gespräch Wunder wirken.

Oft stecken simple organisatorische Probleme dahinter: Die zuständige Person ist krank, die Rechnung liegt im Spam-Ordner oder es gibt Unklarheiten zur abgerechneten Leistung. All das klärt sich von Mensch zu Mensch einfacher als zwischen zwei Computern. 

In solchen Gesprächen kannst du auch Zahlungsvereinbarungen treffen. Eine realistische Ratenzahlung ist immer besser als gar keine Zahlung. Und oft stärkt eine faire Lösung sogar die Geschäftsbeziehung.

Was gehört in eine Mahnung? Der Content-Check

Eine professionelle Mahnung ähnelt einem guten Werbetext: Alle wichtigen Infos auf einen Blick, klar strukturiert und mit einer klaren Aufforderung zum Handeln. Diese Komponenten sollen enthalten sein:

Die Must-haves

• Klare Kennzeichnung als "Mahnung"
• Vollständige Kontaktdaten von euch und den Kund:innen
• Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer und Datum)
• Genaue Leistungsbeschreibung (bei Teilrechnungen besonders wichtig)
• Ausstehender Betrag plus eventuell schon angefallene Zinsen und Gebühren
• Neues Zahlungsziel mit konkretem Datum

Die Nice-to-haves (die aber wichtig sind)

• Höhe der Verzugszinsen mit Berechnungsgrundlage
• Mahngebühren in angemessener Höhe
• Androhung weiterer Schritte bei ausbleibender Zahlung
• Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen

Unser Service: Mustervorlagen für Mahnschreiben zum Download

Um das Mahnwesen in deiner Agentur zu erleichtern, haben wir Mustervorlagen erstellt, die du dir unter dem unten stehenden Button kostenlos herunterladen kannst. Du kannst sie gern so nutzen, für deine Zwecke anpassen oder anhand der folgenden Maßgaben natürlich auch selbst formulieren. 

Mahngebühren und Verzugszinsen: Wie viel darf ich berechnen?

Mahngebühren sollen euren zusätzlichen Verwaltungsaufwand abdecken. Sie sind also nicht dazu da, um säumige Kund:innen zu bestrafen oder zu erziehen. In der Praxis haben sich diese Orientierungswerte bewährt:

• Rechnungsbetrag bis 100 Euro: zwischen 2,50 und 5,00 Euro
• Rechnungsbetrag bis 500 Euro: zwischen 5,00 und 7,50 Euro
• Rechnungsbetrag über 500 Euro: zwischen 7,50 und 15,00 Euro

Zusätzlich kannst du Verzugszinsen verlangen. Sie liegen deutlich über dem Basiszinssatz. Hier kannst du die Verzugszinsen berechnen. 

Unser Tipp: 

Mahngebühren verjähren nach drei Jahren. Diese Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem ihr von eurem Anspruch erfahren habt. Deshalb ist eine saubere Dokumentation eurer Mahnschritte so wichtig.

Quick-Check: Häufige Mahnungs-Fails vermeiden

Bevor du mahnst:

✅ Ist die Rechnung wirklich überfällig? Guck noch mal auf die Daten.
✅ Stimmt deine Kontonummer? Klingt hanebüchen, aber passiert.
✅ Ist vielleicht doch eine Zahlung eingegangen? Check das Konto lieber doppelt.
✅ Gab es Reklamationen oder Änderungswünsche? Frag in deinem Team nach.

Bei der Mahnung:

Nach der Mahnung:

Digitale Helfer: Buchhaltungssoftware als Tool für smartes Mahnwesen

Solltest du noch keine Buchhaltungssoftware nutzen, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken. Sie macht dir das Leben viel leichter. Die gängigen Programme zeigen automatisch überfällige Rechnungen an. So sparst du Zeit, vergisst keine Mahnungen mehr und hast alles sauber dokumentiert. Noch ein Vorteil: Du kannst darüber rechtssichere E-Rechnungen erstellen. Diese Aufgabe kommt über kurz oder lang ohnehin auf dich zu. 

Noch umfassender wird’s natürlich mit einer Agentursoftware, die Rechnungswesen mit abdeckt oder eine Schnittstelle dazu anbietet. Hier bleibt die Buchhaltung nicht isoliert, sondern wird Teil aller Projekte und Abläufe deiner Agentur. Worauf du zu achten hast, kannst du in diesem Artikel „Schritt für Schritt zur passenden Agentursoftware“ nachlesen. 

Profi-Tipp: Vorbeugen ist besser als mahnen

Das beste Mahnwesen ist das, das ihr gar nicht braucht. Hier noch fünf Tricks aus der Agenturpraxis: 

✅ Rechnungen schnell stellen

Je eher eine Rechnung rausgeht, desto eher fließt das Geld. Auch wenn es nicht zu den Lieblingsaufgaben der Kreativen gehört, Projekte sollten direkt nach Abschluss abgerechnet werden und nicht erst Ende des Monats. So bleibt euer Cashflow stabil.

✅ Adressat ist immer die Buchhaltung

✅ Klare Zahlungsbedingungen von Anfang an

Schreibt bereits im Angebot, wann und wie bezahlt wird. „14 Tage netto nach Rechnungsstellung" ist eindeutiger als „zeitnah".

✅ Zwischenrechnungen bei größeren Projekten

Ihr wollt euch voll auf die kreativen Projekte konzentrieren und das Mahnwesen lieber abgeben? Im Zuge unseres Bausteins „Finanzen & Controlling“ übernehmen wir die komplette administrative Abwicklung eures Forderungsmanagements – vorausschauend, eigenverantwortlich und immer im Sinne eurer Kund:innenbeziehungen.