Projektmanagement mit Happiness-Faktor: Tobias von awork trifft Bernhard

„For the joy of work“ – die Freude an der Arbeit zieht sich durch die gesamte Kommunikation von awork. Aber kann eine Software für Projektmanagement wirklich Spaß machen? Wir finden: Ja! Und nach unserem Gespräch mit Tobias Hagenau umso mehr. Hier liest du, was der awork-Co-Founder und CEO unserem Geschäftsführer Bernhard über seine Lösung verraten hat.

Tobias ist ein alter Hase, sowohl in der Softwareentwicklung als auch in der Agenturwelt. Fun Fact: Von Haus aus ist er eigentlich Ingenieur. Den Weg zur Software schlug er auf Umwegen ein – genauer gesagt, aus dem eigenen Bedarf heraus:

Gemeinsam mit seinen heutigen Co-Foundern Lucas Bauche und Nils Czernig arbeitete Tobias in der Unternehmensberatung und war unzufrieden mit den vorhandenen Lösungen für das Projektmanagement und die Projektabrechnung. Also entwickelten sie kurzerhand ihr eigenes System und bauten es in den kommenden Jahren zu einer der gängigsten Softwarelösungen für die Agenturwelt auf. Die Rede ist von helloHQ, heute Teil der everii-Gruppe. Nach dem erfolgreichen Exit gaben die drei Unternehmer Vollgas mit der Entwicklung von awork, um sich ausschließlich einer zentralen Herausforderung von Projektdienstleistern wie Agenturen zu widmen: Die Projektplanung. Simpel, effizient, fokussiert.

Die awork-Gründer von links nach rechts: Nils Czernig, Tobias Hagenau und Lucas Bauche 

Agenturen als Zielgruppe – warum?

Weil sie in einem ganz besonderen Spannungsfeld arbeiten und dadurch speziell Anforderungen an ihr Projektmanagement haben. Die Planung ist hier minimalstückig. Es gibt viele Externe, viele Review-Prozesse, vieles läuft parallel, alles muss schnell gehen und hängt an Deadlines. Gleichzeitig muss die Ressourcenplanung klappen, denn sie hat direkte Auswirkungen auf die Liquidität. Tobias sagt: „Sicherlich gibt es Branchen, die noch anspruchsvollere Projekte haben – aber als Agentur lebst du von dem Feedback deiner Kund:innen, da muss alles on time and quality sitzen.“ Das eint sie mit anderen Projektdienstleister:innen wie Unternehmensberatungen oder Projektingenieursgesellschaften.

Abgesehen davon ist die Agenturbranche für Tobias und sein Team auch einfach ein schönes Umfeld, in dem sie sich wohlfühlen:

„Nicht umsonst sind wir mehr als 10 Jahre dabei, um der Branche das Arbeiten zu erleichtern. Ich wäre manchmal auch gern so kreativ, aber das bin ich nun einmal nicht. Dafür können wir gut Software bauen.“

„Planung ist der zentrale Kern von awork“

Doch zurück zum extrem anspruchsvollen Umfeld des Projektmanagements in Agenturen: Dafür hat awork gezielt ein Tooling entwickelt, das diese Komplexität handeln kann.

Während manche Projektmanagementsoftwares im Grunde erweiterte To-Do-Listen sind, geht es bei awork ganz konkret um die Planung. Wer macht wann was? Wie steht es um meine Kapazitäten? „Wir kombinieren die Grundlagen des gesamten Projekt- und Jobmanagements mit wirklich sinnvoller Ressourcenplanung.“ Das beinhaltet beispielsweise, dass die Kalender der Projektteilnehmer:innen eingebunden werden und Abwesenheiten berücksichtigt werden. Nur so lassen sich die Kapazitäten in der Agentur sinnvoll planen.

Mitarbeitende von awork im Hamburger Office

Coole UX? Ja, bitte!

Dazu kommt: awork sieht auch noch gut aus und lässt sich sehr einfach bedienen. „Mit Interfaces aus der Hölle können wir den Agenturen nicht kommen, darauf haben Kreative keine Lust. Wenn wir etwas in über zehn Jahren Agentursoftwareentwicklung gelernt haben, dann das: Die Anwendung muss trivial bleiben, damit sie genutzt wird.“

Anwendungsbeispiel: Die Zeiterfassung in awork

Durch diese Kombination aus Nutzen und UX hebt sich awork von anderen, eher generischen Lösungen ab. „Ansonsten wäre für awork auch gar kein Platz in diesem Markt.“

Und der Markt ist groß: Unter den rund 5.000 Tools auf der Software-Informationsplattform OMR Reviews werden allein 360 unterschiedliche Projektmanagement-Softwares gelistet! Zwei davon haben es in den Tool Talk 2024 geschafft. Hier kommst du zur Aufzeichnung und erfährst mehr über die Lösungen von awork und stackfield, moderiert von summarum-Geschäftsführer Bernhard.

Tobias: „Wir machen nichts, wo ein Euro-Zeichen dransteht.“

Der klare Fokus auf die Projektplanung schlägt sich auch in den Features von awork nieder. Alles, was nicht direkt damit zu tun hat, findet auch nicht statt. „Wir bekommen oft Anfragen, warum man mit awork keine Rechnungen schreiben kann. Da betone ich immer gern: Aus gutem Grund!“

Denn Tobias und seinem Team legen Wert darauf, in der Tiefe ein wirklich gutes Kernprodukt zu entwickeln. Das ist in ihren Augen sinnvoller als sich in einer Featurebreite zu verzetteln, die Ressourcen verschlingt und obendrein in ihrer Komplexität einen hohen Wartungsaufwand mit sich bringt.

Tobias und awork-CMO Julia 

Statt auf Funktionsbingo setzt awork auf Integration. „Wir bieten Anbindungen an alle gängigen Lösungen. Aus unserer Geschichte heraus natürlich mit helloHQ, aber auch an andere Softwares wie MOCO, easyJOB, Lexoffice, Sevdesk oder Personio. Und wenn es irgendeinen Case gibt, über den wir noch nie nachgedacht haben, bekommen wir den auch gelöst.“ Für die Zukunft ist auch ein ready-made Integration Tool geplant.

Nutzen steht im Vordergrund: Visualisierung mindestens ebenso wichtig wie KI

Apropos Zukunft: KI ist natürlich ein Thema bei awork, wenngleich auch nicht das vorherrschende. „Wir experimentieren mit Piloten, insbesondere mit Prompts und Conversational Interfaces für automatisierte Projektstatus oder Reports. Im Vordergrund jeder Anwendung steht aber die Frage: Schafft das wirklich Mehrwert oder ist es letztlich nur ein Chat?“.

Deshalb wird mindestens ebenso viel Hirnschmalz in andere Entwicklungsbereiche gesteckt – zum Beispiel in die Visualisierung von Inhalten. Für Tobias ist das insbesondere für die Ressourcenplanung ein sinnvoller Ansatz. „In Agenturen ist der Zusammenhang von guter Planung und Relevanz für den Erfolg nicht immer intuitiv. Mit einer geeigneten Visualisierung können wir verdeutlichen, wo Defizite sind, wo Mitarbeitende schon überbucht sind und wer noch frei ist.“ So werden messbare Erkenntnisse auf einen Blick sichtbar und lösen persönliche Wahrnehmungen ab.

Abbildung des Workload in awork

aworks Credo: Glückliche Teams leisten bessere Arbeit – und gute Planung liefert den Schlüssel dazu. Btw: Kennt ihr den Work-Happiness-Report, den awork gemeinsam mit Appinio erstellt hat? 500 Agenturmenschen haben sich daran beteiligt. Schaut mal rein – es lohnt sich! 

Für welche Agenturgröße eignet sich awork?

Tobias betont, dass awork für Teams entwickelt wurde. „Natürlich kann man es auch allein nutzen, aber so richtig Spaß macht es eigentlich ab fünf bis zehn Personen, wenn auch wirklich Projektplanung erforderlich ist. Darunter könnte man ehrlich gesagt auch noch mit einem Trello-Board über die Runden kommen.“ Nach oben hin gibt es keine Grenzen: „Unsere größten Kund:innen haben bis zu 3.000 User in einem Space.“

Insgesamt hat awork rund 40.000 zahlende User:innen – eine beachtliche Zahl in einem stark fragmentierten Markt. Tatsächlich arbeiten aber noch mehr Menschen damit. „Mit awork Connect können unbegrenzt viele Externe in ein Projekt oder einen Workspace integriert werden – kostenlos. Das ermöglicht die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg, sowohl die der Agentur als auch die der Kund:innen.“ Das macht die Lösung für eine Branche, in der viel interdisziplinär und mit Freien gearbeitet wird, besonders attraktiv. „Oder eben auch für Kunden, die unterschiedliche Agenturen beauftragen und so ganz gezielt Projekte freigeben können.“

Onboarding je nach Bedarf und Preissensibilität

Damit alles sicher angewendet werden kann, hält awork die gesamte Bandbreite an Onboarding-Programmen vor. Vom Self Service mit Webinaren und Tutorials für kleine Teams über diverse Onlinetools und Konfigurationsworkshops bis hin zum Custom Onboarding mit individueller Beratung, bei der auch die Prozesse unter die Lupe genommen werden.

Mit der „Team-an-Bord Garantie“ gehen Tobias und sein Team sogar noch einen Schritt weiter:

„In diesem Prozess garantieren wir, dass das Team nach sechs Monaten messbar aktiv in awork arbeitet. Wenn das nicht funktioniert, erhält die Agentur die Nutzungs- und Onboardinggebühren komplett erstattet.“

Ein kühnes Versprechen? Nein. Dahinter steckt tatsächlich auch der Wunsch, dass das Tool vollumfänglich genutzt wird, um das Maximum an Wirkung zu erzeugen. „Natürlich ist es jedem freigestellt, auch nur Teile der Lösung zu nutzen. Aber unser Ideal ist es, dass die User:innen voll einsteigen und erkennen, dass hier wirklich eine Prozesslösung besteht, die explizit für diesen Use Case entwickelt wurde.“

Denn der größte Erfolg stellt sich nur ein, wenn die Methode komplett durchgezogen wird. Wenn das nicht geschieht und die Planung chaotisch bleibt, macht das Tobias regelrecht traurig. „Wir leiten ja nicht die Agentur, sondern providen nur die Infrastruktur.“ Und das offenbar ziemlich gut: In der aktuellen Tool-Bestenliste 2025 von OMR Reviews landet awork auf dem 1. Platz – nicht nur in ihrem angestammten Bereich, sondern über alle Kategorien hinweg. Damit ist awork das bestbewertete Tool auf der gesamten Plattform. Hier kannst du das Ranking herunterladen. 

Vielen Dank für deine Einblicke, lieber Tobias!

Tatsächlich: Wenn sich unsere Kund:innen für die Arbeit in awork entscheiden, motivieren wir sie stets dazu, das Tool auch auszuschöpfen. Es erleichtert die Prozesse einfach spürbar.

Womit wir dann auch wieder bei the joy of work sind. Aus summarum-Erfahrung wissen wir, dass Agenturleute eben auch Spaß haben wollen – und awork sieht man an, dass es mit Freude entwickelt wurde. 

Du interessierst dich für die Nutzung von awork? Dann solltest dir unser Partnerangebot anschauen!