Schluss mit Suchen: Warum deine Agentur einen Passwort-Manager braucht

Hand aufs Herz: Wie viele Excel-Listen mit Passwörtern liegen bei euch in Ordnern rum? Wie oft habt ihr schon verzweifelt den Google-Ads-Login vom letzten Projekt gesucht oder musstet Kund:innen nerven, weil ihr als Urlaubsvertretung nicht ins CMS kamt? Falls euch das bekannt vorkommt, seid ihr nicht allein. Das Passwort-Chaos ist in vielen Agenturen Alltag. Die Lösung: Ein einheitlicher Passwort-Manager.

Vom Passwort-Bingo zum Passwort-Chaos

Dutzende Tools und Logins hat ja mittlerweile jeder. In Agenturen vervielfacht die Anzahl der Zugänge sich jedoch von selbst, denn jeder Etat bringt noch mal eigene Anwendungen mit sich. Und so gesellen sich zu den agenturspezifischen Logins in Software, Abos und Online-Services plötzlich die diversen Social Media Accounts, Analytics-Plattformen und CMS-Daten der Kund:innen. Das wird schnell zum Passwort-Bingo für Fortgeschrittene.

Und wo werden die ganzen Login-Daten gespeichert? Meistens irgendwo in einer Excel-Datei (gut zu erkennen am Dateinamen Passwortliste_V5_final) oder auf einem Post-it-Stapel. Manchmal auch nur im Browser eines einzelnen Teammitglieds.

Optimal ist keine dieser Lösungen. Das wird besonders deutlich, wenn das Team durch neue Mitarbeitende oder Freelancer:innen wächst. Noch schlimmer: Wenn jemand wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt oder gar das Team verlässt, ohne die Zugangsdaten zu übergeben. Dann ist das Schlamassel groß:

Plötzlich kommt die Buchhaltung nicht an die Rechnung vom Adobe-Abo, weil nur die Art Direktion auf den Account zugreifen kann. Dabei ist das noch ein harmloses Beispiel für das, was passiert, wenn aus dem Password-Bingo das digitale Chaos in Perfektion wird. Da gibt es deutlich (zeit)kritischere.

Warum mangelndes Passwort-Management ein Sicherheitsrisiko ist

Der laxe Umgang mit den Zugangsdaten ist besonders problematisch für Agenturen, weil ihr oft Zugang zu sensiblen Kund:innendaten habt. Er kostet nicht nur Nerven und Zeit, sondern auch Geld und im schlimmsten Fall das Vertrauen eurer Auftraggeber:innen.

Denn während ihr euch um kreative Kampagnen kümmert, lauern im Netz Gefahren. Die größte IT Security-Schwachstelle ist und bleibt nämlich tatsächlich der Mensch. Ein paar Fakten dazu gefällig?

• 80 Prozent der deutschen Unternehmen haben 2023/2024 eine Zunahme von Cyberattacken verzeichnet. Angriffe auf Passwörter stehen dabei mit 24 Prozent an dritter Stelle nach Schäden durch Ransomware und Phishing-Attacken.
• Die in Deutschland durch Cyberattacken entstandenen Schäden lagen 2024 bei 178,6 Milliarden Euro – ein Plus von 30,4 Milliarden zum Vorjahr
• Die größte Cyber-Gefahrenquelle im Arbeitsumfeld sind schwache Passwörter (57,3 Prozent) und die Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke (47,6 Prozent).
• 81 % aller Hackerangriffe stehen im Zusammenhang mit gestohlenen oder schwachen Passwörtern
• 59 % aller Passwörter lassen sich innerhalb einer Stunde knacken; 45 % sogar in unter einer Minute. Nur 23 % gelten mit einer „Knackdauer“ von über einem Jahr als relativ sicher.
• 2024 wurden in Deutschland 135 Millionen Nutzerkonten kompromittiert. Wir rechnen gern nach: Das sind im Durchschnitt vier Konten pro Sekunde. Damit liegt die Bundesrepublik weltweit auf Platz 5.
• 94 Prozent aller geleakten Passwörter sind nicht unique, sprich werden für mehrere Logins genutzt. Über die Hälfte der Deutschen verwenden das gleiche Passwort mehrfach. Sieben Prozent nutzen sogar für alle Accounts dasselbe Kennwort. 
• Das beliebteste Passwort der Deutschen lautet„123456“. Fun Fact: „iloveyou“ rangiert auf Platz 9

Du siehst: Nachlässigkeit in Bezug auf Zugangsdaten ist gefährlich.

Denn für Hacker:innen sind gestohlene Passwörter pures Gold. Wenn sie diese bei verschiedenen Anbietern ausprobieren, bekommen sie oft auch Zugang zu E-Mails, PayPal, Amazon und anderen Portalen.

Der Grund ist menschlich verständlich. Wer will und kann sich schon individuelle Kennwörter für dutzende Services merken?

Die gute Nachricht: Das braucht ja auch niemand zu tun, denn dafür gibt es Tools.

Die beste Lösung für jede Agentur: Ein Passwort-Manager

Ein Passwort-Manager ist wie ein digitaler Tresor: Er speichert eure Zugangsdaten sicher und macht Schluss mit Chaos, Zettelwirtschaft oder unsicheren Notizen. Die fünf wichtigsten Vorteile bei der Nutzung:

1. Alles an einem Ort

Alle Passwörter liegen zentral in einer Anwendung und sind für berechtigte Personen jederzeit verfügbar.

2. Ordnung statt Wirrwarr

Ihr könnt Zugangsdaten sauber strukturieren, zum Beispiel etwa nach Abteilungen, Kunden oder Projekten.

3. Gezielte Freigabe

Passwörter stehen nur denjenigen zur Verfügung, die sie wirklich brauchen – egal ob intern, für externe IT-Dienstleister oder für Freelancer. Der Zugriff lässt sich jederzeit wieder entziehen.

4. Sicher teilen statt riskant verschicken

Keine unverschlüsselten Chats oder Mails mehr. Und schon gar kein zugeschobener Zettel auf dem Schreibtisch. Stattdessen teilt ihr Passwörter über verschlüsselte Direktfreigaben, zeitlich begrenzte Links oder sichere Notizen.

5. Starke Passwörter per Klick

Der Manager erstellt automatisch komplexe, einzigartige Passwörter und macht es Angreifern damit schwer.

Summa summarum bedeutet das: weniger Risiko, mehr Effizienz und spürbar mehr Sicherheit im Agenturalltag.

So organisierst du intelligente Berechtigungen für Teams im Passwort-Manager 

Das Vorgehen hängt natürlich von euren Strukturen und Zuständigkeiten ab. Generell müssen alle festen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten ihrer Etats haben. Für andere kann gelten:

• Werkstudenten oder Praktikanten bekommen nur Zugang zu ihren Arbeitstools
• Freelancer:innen erhalten temporären Projektaccess
• IT-Dienstleister:innen können auf technische Zugänge zugreifen, ohne Kund:innendaten zu sehen

Wenn die Zusammenarbeit endet, entzieht ihr den Zugriff mit einem Klick. So sind keine Passwort-Änderungen bei dutzenden Services nötig.

So strukturiert du die zentrale Organisation des Passwort-Managers

In den meisten Tools könnt ihr die Zugangsdaten auch so strukturieren, wie es für eure Agentur sinnvoll ist. Zum Beispiel sortiert ihr

• nach Kund:innen (alle Tools für Kund:in A in einem Ordner),
• nach Projekten (temporäre Zugänge für eine Kampagne),
• nach Abteilungen (Kreativ-Team hat Design-Tools, Buchhaltung Abrechnungsportale) oder
• nach Tools (alle Adobe-Lizenzen, Google-Accounts, Social Media Plattformen getrennt).

Worauf ihr bei der Auswahl eures Passwort-Managers achten solltet

1. Sicherheit steht an erster Stelle

Euer Passwort-Manager verwahrt die wertvollsten digitalen Schlüssel. Unverzichtbar sind Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkey-Unterstützung und eine sichere Cloud-Speicherung beim Anbieter. Ob ihr zusätzlich biometrische Verfahren wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung nutzen wollt, bleibt euch überlassen. Sinnvoll ist auch ein Dark-Web-Monitoring: Es warnt euch, sobald eure Zugangsdaten in Hacker-Foren oder im Darknet auftauchen.

2. Recovery-Funktion für den Notfall

Ihr müsst euch nur noch ein Master-Passwort merken. Aber was, wenn ihr das vergesst? Eine Recovery-Funktion ist unverzichtbar. Ohne sie wären alle Zugangsdaten weg und ihr müsstet bei jedem Anbieter das Kennwort zurücksetzen.

3. Benutzerfreundlichkeit entscheidet über Erfolg

Das beste Tool ist wertlos, wenn euer Team es nicht nutzt. Achtet auf intuitive Bedienung mit schnell auffindbaren Funktionen, klaren Menüstruktur ohne Verschachtelungen und verständliche Beschreibungen. Automatisches Ausfüllen von Login-Formularen und ein integrierter Passwort-Generator sind Pflicht, ebenso die Synchronisation zwischen Mac, PC, iPhone und Android.

4. Zentrale Verwaltung und Übersicht

Über ein Admin-Dashboard braucht ihr Überblick: Wer hat auf welche Daten zugegriffen? Welche Passwörter sind schwach oder abgelaufen? Wer braucht neue Zugriffe? End-to-End-Verschlüsselung sorgt dafür, dass selbst der Anbieter eure Daten nicht einsehen kann.

Unser Favorit

Nach dem Test verschiedener Lösungen arbeiten wir selbst sehr erfolgreich mit 1Password. Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, detaillierten Berechtigungsstufen und hohen Sicherheitsstandards hat uns bei summarum überzeugt.

So führt ihr einen Passwort-Manager erfolgreich ein

Phase 1: Bestandsaufnahme

Sammelt erstmal alle vorhandenen Passwort-Listen, Excel-Dateien und Notizen. Macht eine Bestandsaufnahme aller Services, die ihr nutzt. Das wird wahrscheinlich mehr, als ihr gedacht habt.

Phase 2: Struktur entwickeln

Überlegt euch eine logische Struktur, siehe oben:

• Nach Kund:innen oder nach Projekten?
• Welche Berechtigung brauchen welche Mitarbeitenden?
• Wie wollt ihr mit Freelancer:innen und externen Dienstleister:innen umgehen?

Phase 3: Schrittweise Migration

Fangt mit den wichtigsten Accounts an – Agentursoftware, Social Media, Google-Dienste, Adobe Creative Cloud. Arbeitet euch dann zu weniger kritischen Services vor.

Phase 4: Team schulen

Organisiert eine kurze Schulung für alle Mitarbeitenden. Die meisten modernen Passwort-Manager sind zwar intuitiv, aber ein paar Grundlagen sollten alle kennen. Und ganz wichtig: Allen müssen Sinn und Zweck der Umstellung klar sein, denn das ist die Grundlage für

Phase 5: Alte Gewohnheiten ändern

Das ist der schwierigste Teil: Sorgt dafür, dass wirklich alle neuen Accounts im Passwort-Manager angelegt werden. Das muss zur festen Routine werden. Und das funktioniert eben nur, wenn das ganze Team die Vorteile kennt. Mit richtiger Einführung sind die meisten dankbar für die Lösung.

Profi-Tipp

Probiert zuerst Testversionen aus, die die meisten Hersteller anbieten, um die Funktionen für euch abzuchecken. Startet klein mit eurem Kernteam und den wichtigsten Accounts. Ihr werdet schnell merken, wie entspannter das Arbeiten ohne Passwort-Suche wird.

Du hast noch Fragen? Gern beraten wir deine Agentur bei der Auswahl des passenden Passwort-Managers. Für Kund:innen unseres Bausteins Office Management übernehmen wir auch das komplette Setup und Management des Tools eurer Wahl.