Schatz, wir müssen reden: So führst du deine Mitarbeitenden durch das Jahresgespräch

Kommunikation ist die Grundlage jeder Beziehung - nicht nur im privaten Bereich, sondern auch bei der Arbeit. Neben dem alltäglichen Austausch stellen wir heute eine ganz besondere Gesprächsform in den Mittelpunkt: Das Jahresgespräch, auch Mitarbeitendengespräch genannt. Mindestens einmal im Jahr sollte es stattfinden. Wozu es dient, wie du es vorbereitest und wie du es für beide Seiten sicher und angenehm gestaltest, erfährst du in diesem Artikel. 

Besonders praktisch: Ganz unten auf der Seite kannst du dir unseren Quick-Check herunterladen, mit dem du keine Frage und keinen Schritt mehr versäumst!

Jahresgespräch, Mitarbeitendengespräch, Personalgespräch, Performance-Review oder Feedbackgespräch: Dieses Kind hat viele Namen. Unterm Strich geht es aber immer um das gleiche, nämlich darum, Bilanz über die Zusammenarbeit zu ziehen. Was lief in der Vergangenheit gut, und was kann in Zukunft verbessert werden? Das Jahresgespräch dient als Anlass, einen Leistungszeitraum abzuschließen und um gemeinsam mit klaren, neuen Zielvorgaben durchstarten zu können. 

Übrigens: Ob das Personalgespräch das Label „Zeitverschwendung”, „produktiv” oder auch „Mitarbeiterbindung” erhält, habt ihr -  dein Gegenüber und du - in der Hand. Die eigene Einstellung zum Gespräch und die entsprechende Vorbereitung haben einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg. Ein Grund mehr, unseren Leitfaden zu lesen!

Was beinhaltet ein Jahresgespräch?

Es besteht grob gesagt aus drei Teilen:

1. Der Rückblick

Ihr werft gemeinsam einen Blick zurück auf die vergangenen Monate. Dabei betrachtet ihr nicht nur Zahlen und Daten, sondern auch konkrete Situationen und Erfahrungen. 

2. Die Zielvereinbarung

Sofern das Gespräch nicht das erste seiner Art ist, geht ihr die Zielvereinbarungen des letzten Zeitraums durch. Wurden alle Ziele erfüllt? Wenn nicht: woran hat es gelegen? Wie können eventuelle Hindernisse gemeinsam überwunden werden? 

Mit diesem Wissen setzt ihr gemeinsam Ziele für den nächsten Zeitraum und schafft damit Klarheit und Motivation für die Zukunft.

3. Die persönliche Weiterentwicklung

Im Jahresgespräch geht es nicht nur um Vergangenheit und Zukunft, sondern auch um die persönliche Entwicklung. Wo liegen die beruflichen Ambitionen deiner Mitarbeitenden, wo brauchen sie Unterstützung? In diesem Teil des Gesprächs stehen Weiterbildungen, Karrieremöglichkeiten und individuelle Entwicklungspläne bzw. Karrieremöglichkeiten innerhalb der Agentur im Mittelpunkt.

Wann und wie oft sollte ein Jahresgespräch stattfinden?

Mindestens einmal im Jahr, noch besser zweimal. Klassische Zeitpunkte sind jeweils im ersten und dann wieder im dritten Quartal. 

Da ächzt so manche Führungskraft jedoch auf. Wie soll eine solche Fülle von Terminen denn bewältigt werden? Wer schafft schon 20 solcher Gespräche im Februar? Bei vier bis fünf Gesprächen am Tag verliert man doch spätestens beim dritten den Fokus! 

Unser Tipp: 

Denke nicht in Kalenderjahren, sondern in Leistungszeiträumen. Beginne die Gespräche also beispielsweise immer in dem Monat, in dem dein Teammitglied angefangen hat. 

So verteilst du die Gespräche locker über das ganze Jahr und verschaffst dir entsprechend Luft. Das erfordert zwar eine gut geführte Wiedervorlage (psst, dafür gibt es Tools!), aber bewahrt euch einen klaren Kopf. 

Und noch ein Tipp: 

Mehr als zwei Jahresgespräche pro Tag sollten es nicht sein, denn nur dann kannst du sie gewissenhaft vorbereiten, für beide Seiten erfüllend führen und optimal dokumentieren. 

Welche Fragen sollten im Jahresgespräch gestellt werden?

Frei nach Radio Eriwan: Das kommt darauf an. Welche Position bekleidet dein:e Gesprächspartner:in, auf welchem Karrierelevel ist sie? Hier kommen ein paar ausgewählte Fragen, aus denen du dich bedienen kannst. 

Mögliche Fragen zum Rückblick

• Wie ist das (Halb-)Jahr für dich gelaufen?
• Gibt es bestimmte Projekte oder Erfolge, auf die du besonders stolz bist/die dich besonders interessiert haben?
• Was ist nicht so gut gelaufen? 
• Was können wir daraus lernen? 
• Wie sieht es mit deiner Work-Life-Balance aus? Bist du mit deiner derzeitigen Arbeitsbelastung zufrieden? Wenn nicht, was lässt sich ändern?
• Wie fühlst du dich in unserem/in deinem Team? Gibt es Aspekte, die du gern ändern oder verbessern würdest? 
• Bist du mit unserer Unternehmenskultur einverstanden? Was würdest du verbessern? Siehst du Verbesserungsbedarf in unseren Prozessen (Zusammenarbeit, Informationsfluss, Aufgabenstellung, Arbeitsablauf, Arbeitsorganisation etc.)? 

Mögliche Fragen zur Zielvereinbarung

• Hast du deine Ziele erreicht? 
• Falls nicht: unter- oder überschritten?
• Woran liegt das? Was hat dich daran gehindert, deine Ziele zu erreichen?
• Wie können wir die Ziele für das nächste (Halb-)Jahr entsprechend anpassen?
• Hast du Ziele für das kommende Jahr, auf die du dich konzentrieren willst?
• Wie können wir dich bei der Erreichung dieser Ziele unterstützen?
• Was ist deiner Meinung nach die Größte Herausforderung für das kommende Jahr?

Mögliche Fragen zur Weiterentwicklung

• Wie sehen deine beruflichen Ziele in den nächsten Jahren aus? 
• Gibt es Projekte, die dir besonders wichtig sind oder die du gerne umsetzen würdest?
• Was motiviert/demotiviert dich?
• Welche Rolle möchtest du als Nächstes bei uns übernehmen?
• Siehst du in bestimmten Bereichen Weiterbildungsbedarf? Können wir dich dabei unterstützen? 
• Was macht dich an deinem Arbeitsplatz effizienter und effektiver? Was brauchst du von uns?
• Welche deiner Stärken oder Kompetenzen werden deiner Meinung nach derzeit nicht ausreichend genutzt? Wie können wir das ändern?

Generelle Frage

• Gibt es sonst noch etwas, worüber du sprechen möchtest?

No Go: Diese Fragen sind im Jahresgespräch tabu

Ähnlich wie beim Small Talk auf Parties gibt es auch beim Personalgespräch Themen, die nicht angeschnitten werden sollten oder dürfen. Denn noch viel mehr als beim beschwingten Geplänkel bei einem Glas Wein kannst du beruflich damit in den Diskriminierungsfettnapf treten, und zwar ganz schön tief. 

Diskriminierung kann schon bei der Stellenanzeige beginnen. Kennst du schon unsere Tipps zur Einhaltung des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG)? 

Auch, wenn in deiner Agentur ein lockerer Umgangston herrscht und ihr im Grunde best buddies seid - Themen wie diese haben in keinem Jahresgespräch etwas zu suche:

Privates/Familienleben

Weder die Familienplanung noch der Beziehungsstatus oder die sexuelle Orientierung gehen dich als Führungskraft etwas an. Wenn du auf dem Flurfunk etwas davon hörst oder dein:e Mitarbeiter:in von sich aus etwas darüber erzählt - fair enough. Du fragst aber nicht danach, denn damit verletzt du die Privatsphäre.

Gesundheit

Auch die geht dich nichts an. Einzige Ausnahme: Der Gesundheitszustand hat eine direkte Auswirkung auf die Arbeitsleistung. Aber wirklich die einzige. Du weißt schon, warum du auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung keine Diagnose siehst, oder?

Religiöse oder politische Ansichten

Ein sehr heikles Thema, gerade 2024, wo selbst politisch bislang eher weniger interessierte Menschen für die Demokratie auf die Straße gehen (zum Glück!!!). Dennoch: Ob Antifa oder AfD oder ob es beim Verzicht auf Schweinefleisch um religiöse Gründe oder um den Tierschutz geht, mag ein Tuschelthema sein. Im Mitarbeitendengespräch haben solche Fragen jedoch nichts verloren. 

Finanzen

Es gibt viele Gründe, warum die finanzielle Situation aus dem Gleichgewicht gerät. Schulden oder finanzielle Probleme können Mitarbeitende schwer belasten. Dennoch ist es unangebracht, danach explizit zu fragen. 

Was aber durchaus erlaubt ist, wenn ein entsprechendes Vertrauensverhältnis besteht: Neutral zu fragen, ob alles in Ordnung ist und ein Gespräch anbieten. Das gilt auch für das Thema Gesundheit. Wenn dein:e Mitarbeiter:in darüber sprechen möchte, könnte es sein, dass die zur Hilfe ausgestreckte Hand ergriffen wird. 

Do’s: Mit diesen Tipps bereitest du dein Jahresgespräch perfekt vor

Ein gutes Jahresgespräch braucht eine exzellente Vorbereitung. Ganz abgesehen von den Rahmenbedingungen solltest du eines bedenken: Viele Mitarbeitende sind vor einem solchen Gespräch aufgeregt oder beunruhigt. Vielleicht ist es auch für dich als Führungskraft nicht deine Lieblingsbeschäftigung. Wenn du diese Tipps beherzigst, wird es für euch beide ein gutes Erlebnis mit einem super Ergebnis!

• Vereinbare den Termin schriftlich (E-Mail reicht) mit ausreichend Vorlauf. Wir empfehlen dafür vier Wochen. Schreibe dazu, um was für eine Art von Gespräch es sich handelt und was das Ziel sein soll. Wichtig: Im Jahresgespräch geht es nicht vordergründig darum, Mitarbeitende zu bewerten! Stattdessen wollt ihr auf Augenhöhe wichtige Punkte der Zusammenarbeit besprechen, den Zustand der Zufriedenheit klären und über Ziele sprechen.
• Fairerweise übermittelst du mindestens zwei Wochen vor dem Termin auch die Agenda und die Fragen, damit dein:e Gesprächspartner:in sich vorbereiten kann.
• Nimm dir unbedingt Zeit für jedes dieser individuellen Gespräche, und spule sie nicht nach Schema F ab. Plane ausreichend Puffer ein, vermeide direkte Anschlusstermine.
• Sei menschlich, hör aktiv zu, bleibe konzentriert. Gib deinen Mitarbeitenden ein sicheres und angenehmes Gefühl. Schaffe eine Atmosphäre, in der er oder sie sich wohl fühlt und sich ernst genommen fühlt. 
• Sei verbindlich, vermeide Blabla. Deine Fragen sollen zielführend sein - ihr wollt doch am Ende nicht beide mit einem Fragezeichen im Gesicht aus dem Gespräch gehen, oder? 
• Lass dein Gegenüber ausreden und verteile den Redeanteil gleichmäßig zwischen euch. 
• Konzentriere dich nicht nur auf die Leistungen der Person. Nutze die Chance, um selbst Feedback zu erhalten. Dadurch erfährst du direkt, wo es vielleicht noch unklare Prozesse gibt, Wissen fehlt oder Optimierungsbedarf besteht. Bonus: So kannst du auch bisher neue Interessen und somit versteckte Talente entdecken.

Bei allem Vertrauen: Manchmal gibt es Dinge, über die man nicht mit den Vorgesetzten oder Teamkolleg:innen sprechen möchte. Die einen echten Missstand anprangern und lieber anonym angebracht werden. Wusstest du, dass du ab einer gewissen Agenturgröße dazu verpflichtet bist, eine interne Meldestelle für solche Fälle zur Verfügung zu stellen? Wenn nicht, und ihr seid mehr als 50 Leute, solltest du unseren Artikel zur Whistleblower-Direktive unbedingt lesen!

• Bereite dich gut vor. Du hast vorher die Personalakte gelesen, kennst die Stellenbeschreibung, die Stundenanzahl und das Gehalt. Du weißt, seit wann die Person in deinem Team ist, woran sie arbeitet und mit wem. 
• Idealerweise bereitest du dich sogar auf ihre Persönlichkeit vor, so dass du deinen Gesprächsablauf auf sie einstellst. Lässt sie es zu, dass du direkt zum Thema kommst oder ist es besser, erst einmal mit einem Vorgespräch das Eis zu brechen? 
• Wenn du selbst Feedback gibst, sei so konkret wie möglich. Deute nichts an oder komme mit vagen Infos vom Hörensagen. Verwende nur Fakten, die abgesichert sind oder auf eigenen Beobachtungen basieren. 
• Drücke dein Feedback stets positiv aus, konfrontiere dein Gegenüber nicht mit Vorwürfen. Hier bietet sich die Ich-Perspektive an - ich habe beobachtet, ich ziehe daraus diese Rückschlüsse, ich empfinde, dass… 
• Finde eine gesunde Mischung aus Lob und Problembesprechung. Es ist wichtig, Probleme anzusprechen, um diese rechtzeitig aus dem Weg zu räumen. Genauso wichtig ist es aber, die Stärken hervorzuheben.
• Dokumentiert gemeinsam die Ziele und den Weg, wie diese erreicht werden sollen. So habt ihr gleich die Grundlage für das nächste Gespräch.
• Bedanke dich zum Abschluss des Gesprächs für die Zusammenarbeit. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Wertschätzung auszudrücken - und das sorgt für Motivation. Die mögen wir schließlich alle!

Unser Service:

In unserem Quick-Check findest du die wichtigsten Punkte für die Jahresgespräche mit deinen Mitarbeitenden. Das Highlight ist die Checkliste, in der du alle Schritte in zeitlicher Abfolge abhaken kannst.