E-Rechnung, Minijobgrenze, Briefporto: Das ändert sich 2025

Das Jahr 2025 bringt zahlreiche gesetzliche Neuerungen mit sich, die auch deine Agentur betreffen. Von der Einführung der E-Rechnungspflicht über die Erhöhung des Mindestlohns bis hin zu Änderungen bei der Rentenversicherung und höheren CO₂-Abgaben – viele Bereiche werden spürbar angepasst.

Damit dir nichts an den Neuerungen entgeht, haben wir die wichtigsten Änderungen kompakt zusammengefasst. Egal, ob es um Finanzen, Personal, Dienstreisen oder alltägliche Dinge wie Briefporto geht – hier findest du alle Details auf einen Blick.

1. Was ändert sich im Hinblick auf Finanzen und Steuern?

1.1.     Die E-Rechnungspflicht startet

Ab dem 1. Januar 2025 greift die Pflicht zur E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Dazu gibt es diverse Übergangsfristen:

• für das Erstellen und Versenden von E-Rechnung gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026, 
• für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro sogar bis zum 31.12.2027

Während dieser Fristen kannst du deine Rechnungen weiterhin wie gewohnt per Post, PDF-Datei oder Brieftaube senden, wenn die Rechnungsempfänger:innen damit einverstanden sind. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen - also zum Beispiel, indem kein Widerspruch erfolgt. 

Was du aber unabhängig von allen Übergangsfristen zeitig umsetzen solltest:

Ab dem 1. Januar 2025 muss deine Agentur in der Lage dazu sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Dafür reicht derzeit eine E-Mailadresse. Am besten richtest du dir eine speziell für Rechnungen ein, also zum Beispiel accounting@, fibu@ oder buchhaltung@, dann hast du alles direkt im Griff. 

Wir behandeln das Thema E-Rechnung ausführlich in diesem Blogartikel, in dem du dir auch das entsprechende Whitepaper herunterladen kannst. 

1.2 Die degressive AfA wird erhöht und verlängert

Die degressive Abschreibung für Abnutzung (AfA) ist derzeit auf 20 Prozent bzw. höchstens das zweifache der linearen AfA begrenzt. Das gilt für Wirtschaftsgüter, die vor dem 1.1.2025 angeschafft oder hergestellt worden sind. 

Ab 2025 erhöht sich der AfA-Satz auf 25 Prozent und verlängert sich entsprechend bis Ende 2028. 

Wenn du mit einer Steuerberatung arbeitest, wird diese Änderung (hoffentlich) automatisch berücksichtigt. Es lohnt sich jedoch, das Thema einmal kurz anzusprechen. Für unsere Kund:innen übernehmen wir das gern. Denn eine degressive Abschreibung wirkt sich positiv auf deine Liquidität aus. Anders als bei der linearen Abschreibung wird deine Investition nämlich schon bei der Festsetzung der Steuervorauszahlungen berücksichtigt. 

1.3 Die Regelungen für Kleinunternehmer:innen ändern sich

Wir gehen davon aus, dass deine Agentur nicht mehr unter diese Regelung fällt, aber der Vollständigkeit halber:

Bisher lag die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmer:innen bei 22.000 Euro im vorangegangenen Jahr und bei maximal 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Ab 2025 erhöht sich die Grenze für den Gesamtumsatz auf 25.000 Euro (Vorjahr) bzw. 100.000 Euro (laufendes Kalenderjahr).

Diese Grenzen wirken sich jetzt sofort auf den Status aus, sprich: Anders als früher erfolgt der Wechsel zur Regelbesteuerung nun auch unterjährig. Sobald Kleinunternehmer:innen die Grenze erreicht haben, müssen sie auf ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen und Vorsteuer abführen.   

2.  Was ändert sich im Hinblick auf Personal, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge?

2.1  Der Mindestlohn steigt

Der Mindestlohn steigt ab dem 1. Januar 2025 von aktuell 12,41 Euro auf 12,81 Euro. Hast du Mitarbeitende, deren Stundenlohn exakt dem Mindestlohn entspricht? Dann ist es höchste Zeit zu handeln! In solchen Fällen sorgen wir dafür, dass alles rechtlich sauber bleibt: Wir erstellen einen Zusatz zum Arbeitsvertrag, in dem die Gehaltserhöhung festgehalten wird, und informieren gleichzeitig das Lohnbüro über die Anpassung. Der Zusatz muss jetzt übrigens nicht mehr von deinen Mitarbeitenden unterschrieben werden. Dazu findest du weitere Informationen in Punkt 2.5. 

Vorsicht: Auch wenn du glaubst, dieses Thema geht dich nichts an, weil alle in deinem Team über dem Mindestlohn verdienen, lohnt ein genauer Blick. Gerade bei Gehältern, die nur knapp darüber liegen, und Verträgen mit pauschaler Überstundenregelung kann es schnell brenzlig werden. Rechne nach, ob der Stundenlohn inklusive Überstunden noch über dem Mindestlohn liegt. Falls nicht, solltest du schleunigst handeln – denn eine verdeckte Unterschreitung des Mindestlohns ist nicht nur unfair, sondern auch rechtlich riskant. Wer weniger zahlt, dem drohen nicht nur bis zu 500.000 Euro Bußgeld, sondern auch die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.

2.2 Die Minijobgrenze wird angehoben

Die Erhöhung des Mindestlohns hat auch Auswirkungen auf die Minijob-Grenze. Statt 538 Euro können Minijobber:innen ab Januar 556 Euro pro Monat verdienen. Die maximale monatliche Arbeitszeit liegt dann bei 43,37 Stunden. 

Achtung: Wenn der Minijob darüber hinaus geht, gilt er nicht mehr als geringfügig entlohnte Beschäftigung, sondern wird sozialversicherungspflichtig. 

Wenn du Minijobber:innen in deiner Agentur hast, solltest du die Verträge einmal anschauen und ggf. anpassen. Das wird der Fall sein, wenn du als Stundenlohn nicht generell die Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns oder sogar einen höheren Betrag genannt hast.  Auch hier gilt: Die Anpassung muss nicht mehr von deinen Mitarbeitenden unterschrieben werden, siehe Punkt 2.5. Info an die Lohnbuchhaltung ist natürlich auch erforderlich. 

2.3 Die Mindestausbildungsvergütung steigt

Viele Azubis, die 2025 ihre Ausbildung starten, haben Grund zur Freude: 

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hat für 2025 neue Beträge für die 

Mindestausbildungsvergütung bekanntgegeben.

Sie liegen im

• 1. Ausbildungsjahr bei 682,00 Euro (2024: 649 Euro)
• 2. Ausbildungsjahr bei 805,00 Euro (2024: 766 Euro)
• 3 Ausbildungsjahr bei 921,00 Euro (2024: 876 Euro)

Alles brutto pro Monat, versteht sich. Und auch nur für neue Azubis - wer seine Ausbildung bereits 2024 oder früher begonnen hat, kommt leider nicht in den Genuss.

In Betrieben und Branchen, die einem Tarifvertrag unterliegen, gelten oft andere (höhere) Werte. Im idealen Fall zahlst du deinen Azubis auch ohne Tarifvertrag ein höheres Gehalt - im Bundesdurchschnitt liegt es bei 1.066 Euro brutto pro Monat. Just saying … 

2.4  Die Beitragsbemessungsgrenzen werden angeglichen und erhöht

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) ist der Höchstbetrag, bis zu dem das Einkommen bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge berechnet wird. Wer mehr verdient, zahlt nicht mehr ein. 

Bei der Kranken- und Pflegeversicherung ist die BBG im gesamten Bundesgebiet einheitlich. Bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung wurde bislang noch zwischen den alten und den neuen Bundesländern unterschieden. Ab 2025 fallen die Grenzen für diese Grenzen, dann sind die BBG im ganzen Land identisch. 

Parallel dazu werden sie auch angehoben. Dadurch ergeben sich ab dem 1. Januar 2025 deutschlandweit diese Beitragsbemessungsgrenzen:

• Renten- und Arbeitslosenversicherung: 8.050 Euro/Monat bzw. 96.600 Euro/Jahr
• gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung: 5.512,50 Euro/Monat bzw. 66.150 Euro/Jahr

Das bedeutet: Die Sozialversicherungsbeiträge steigen auch 2025. Und das sowohl für dich als Arbeitgeber:in als auch für eure Mitarbeitenden, denn in der Festanstellung werden die Kosten ja geteilt. 

Bei der gesetzlichen Krankenversicherung kannst du auch gleich eine weitere Erhöhung einkalkulieren, denn der Zusatzbeitrag wird ebenfalls steigen. In welcher Höhe, bleibt den Kassen selbst überlassen, aber es ist mit einer durchschnittlichen Steigerung um 0,8 Prozent zu rechnen. 

Hast du für deine Finanzplanung alle steigenden Kosten im Blick? Mach unseren kostenlosen Realitätscheck und schau, ob du alle Posten berücksichtigt hast. 

2.5 Arbeitsverträge können jetzt auch digital geschlossen werden

Das Bürokratieentlastungsgesetz macht’s möglich: Unter bestimmten Voraussetzungen müssen unbefristete Arbeitsverträge ab 2025 nicht mehr unterschrieben werden und können demnach auch digital geschlossen werden. Eine Zusendung in Form einer E-Mail reicht in dem Fall. Das gilt auch für Zusatzvereinbarungen. 

Geh aber einmal in deine E-Mail-Einstellungen und aktiviere die Empfangsbestätigung, damit du im Zweifelsfall nachweisen kannst, dass die E-Mail zugestellt wurde. 

Es gibt allerdings Ausnahmen: Wenn die Vertragspartner:innen explizit einen schriftlichen Nachweis fordern, musst du auf Papier liefern. Auch befristete Verträge (außer Rentenbefristung), Kündigungen, Aufhebungsverträge sowie manche Praktikumsverträge müssen weiterhin handschriftlich unterschrieben werden. Weiterhin gilt die Erleichterung nicht für das Bau- und Gaststättengewerbe, in dem bisweilen Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigungen vorkommen. 

2.6 Anträge für Elternzeit, Pflegezeit und Teilzeit während der Elternzeit jetzt auch per E-Mail

Jetzt wird’s einfacher für Mama und Papa: Anträge auf Elternzeit und auf die Gewährung von Teilzeit währenddessen mussten bislang schriftlich erfolgen. Das geht ab Geburt des Kindes am 1. Januar 2025  auch per E-Mail - mit sofortigem Sonderkündigungsschutz bei Eingang. Im Umkehrschluss heißt das, dass du darauf auch per E-Mail antworten kannst. Das gilt auch für den Fall, dass du die Teilzeit in Elternzeit ablehnst. 

Was immer häufiger vorkommt: Mitarbeitende beanspruchen Pflegezeit oder Familienpflegezeit, um sich um Angehörige kümmern zu können. Auch diese Ankündigung reicht künftig per E-Mail aus, muss aber wie gewohnt 10 Tage bzw. 8 Wochen vor Antritt eingehen. Voraussetzung ist, dass die Agentur mindestens 15 bzw. 25 Beschäftigte hat, darunter ist die Gewährung freiwillig. 

2.7 Erteilung von Arbeitszeugnissen in elektronischer Form

Auch Arbeitszeugnisse dürfen ab 1. Januar 2025 in elektronischer Form übermittelt werden - jedenfalls wenn der oder die Empfänger:in damit einverstanden ist, sonst bleibt es beim altbewährten Dokument. Und mit einer weiteren Besonderheit:

Anders als bei den in 2.5 und 2.6 genannten Verträgen und Anmeldungen ist hier wirklich eine elektronische Form erforderlich - also nicht nur die sogenannte Schriftform. Hier ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. 

3. Dienstreisen

3.1  CO₂ Abgabe steigt

Die CO₂-Abgabe für klimaschädliche Kraft- und Brennstoffe wie Benzin, Diesel, Heizöl und Gas wird erneut angehoben. Ab dem 1. Januar 2025 werden statt 45 nun 55 Euro pro ausgestoßener Tonne Kohlendioxid erhöht. Für Autofahrer:innen bedeutet das höhere Kosten beim Tanken. Der Preis für einen Liter Benzin könnte um etwa 4,3 Cent und für einen Liter Diesel um etwa 4,7 Cent steigen. Das wird sich auch in den Reisekosten bemerkbar machen. Außer, ihr fahrt umweltfreundlich mit der Bahn. Da gibt es allerdings auch Änderungen, nämlich

3.2 Die Deutsche Bahn erhöht die Preise 

Und zwar auf unterschiedlichen Ebenen. Dass der Preis für das Deutschlandticket von bisher 49 Euro auf 58 Euro steigt, ist ja bereits durch die Presse gegangen. Was du darüber hinaus wissen solltest: Auch die Kosten für Fahrkarten im Flexpreis sowie für Streckenzeitkarten werden angehoben, und zwar um durchschnittlich 5,9 Prozent. Bei den BahnCards ist nur die BahnCard 100 betroffen. Sie wird durchschnittlich 6,6 Prozent teurer. Die Kosten für BahnCard 25 und 50 hingegen bleiben unverändert. 

3.3  Meldeschein für inländische Gäste wird abgeschafft

Schon mal darüber geärgert, dass du in deutschen Hotels immer einen Meldeschein ausfüllen musst? Den lästigen Papierkram bist du ab 2025 los, denn für inländische Gäste entfällt die Pflicht. Auch digital brauchen die Daten nicht mehr erhoben zu werden. Das ist eine der Erleichterungen aus dem Bürokratieentlastungsgesetz, die diese Änderung im Bundesmeldegesetz (BMG) beinhaltet. Deinen ausländischen Besuchern bleibt die Meldepflicht jedoch nicht erspart. 

4. Sonstiges

4.1 Briefe werden teurer und zudem länger unterwegs sein

Drei Jahre lang hatten wir Ruhe, nun ist es wieder einmal so weit: Die Bundesnetzagentur erlaubt der Post, das Briefporto ab dem 1. Januar 2025 wieder anzuheben. Das wird über alle Kategorien hinweg umgesetzt: 

• Postkarten kosten künftig 85 Cent
• für Standardbriefe werden 95 Cent fällig
• auf Kompaktbriefe gehören 1,10 Euro
• Großbriefe schlagen mit 1,80 Euro zu Buche und 
• Maxibriefe werden auf 2,90 Euro angehoben. 

Im Schnitt sehen wir hier also eine Steigerung um 10,5 Prozent. 

Wenn ihr noch alte Briefmarken habt, gilt es also in den kommenden Wochen zu stückeln: Der bisherige Wert kann mit Ergänzungsmarken erhöht werden. 

Nun sollte man meinen, dass mit den höheren Kosten auch eine verbesserte Leistung einher geht - das ist nicht so. 95 Prozent der Briefsendungen müssen künftig drei Tage nach Einlieferung statt wie bisher nach zwei Tagen ankommen.

Nun denn - für Rechnungen hat das wenig Relevanz, denn die werden ja elektronisch. 

4.2 Barrierefreiheit wird Pflicht

Ab dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz  (BFSG) nicht nur öffentliche Einrichtungen, sondern auch für privatwirtschaftliche Unternehmen. Produkte und Dienstleistungen wie Websites, Apps, Software, Hardware und Verkehrsmittel müssen dann barrierefrei sein. Für Websites gelten dann beispielsweise diese Anforderungen:

• gut lesbare und kontrastreiche Texte, 
• vollständige Zugänglichkeit mit Screenreadern und anderen Hilfsmitteln und 
• eine einfache Nutzung für Menschen mit eingeschränkter Mobilität. 

Was das genau für deine Agentur bedeutet, ist ein wenig frickelig. 

• Generell gilt das Gesetz nur für Geschäfte mit Verbraucher:innen - also beispielsweise für Online-Shops oder Webseiten im B2C-Bereich. 
• Auch Dienstleister mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz unter 2 Millionen Euro sind davon ausgenommen. 

Wenn deine Agenturwebsite sich also klar ersichtlich nur an Unternehmen wendet und ihr die Kriterien unterschreitet, braucht ihr euch derzeit um nichts zu kümmern. 

Wenn nicht, könnte der Aspekt der “Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr” auf euch zutreffen. Darunter fallen unter anderem automatische bzw. vollständig elektronisch erbrachte Bestätigungen, Terminbuchungen etc. Hier lohnt es sich, Beratung in Anspruch zu nehmen. 

Das gleiche gilt, wenn ihr Websites, Apps oder Software für Kund:innen entwickeln, die von den Regelungen betroffen sind.  

Du siehst: Das BFSG ist ein wichtiger Schritt zu mehr Teilhabe für alle - dessen Umsetzung ihr durchaus auf dem Schirm haben solltet. 

Brauchst du Unterstützung, um alle Neuerungen umzusetzen? Wir decken nahezu alle Bereiche in der Administration für Agenturen ab - hier erfährst du mehr über unsere Lösungen und kannst direkt Kontakt mit uns aufnehmen.