Schritt für Schritt zur passenden Agentursoftware: So entgehst du typischen Stolperfallen

Die Auswahl der passenden Agentursoftware fühlt sich oft wie die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen an. Wenn du deine Recherche online startest, stößt du auf jede Menge Artikel und Übersichten zu dem Thema. Sie führen zu den unterschiedlichsten Lösungen mit einer großen Bandbreite an Features. Verwirrend! Zumal auf den ersten Blick nicht wirklich zu erkennen ist, wie objektiv die Quelle ist. Wo setzt du also an, wenn du das richtige Softwareprodukt finden willst, das den Bedürfnissen deiner Agentur entspricht? Da kommen wir ins Spiel. Lass uns gemeinsam einen Blick auf die drei Schritte zur Auswahl werfen – inklusive der Stolperfallen, die sich in diesem Zusammenhang ergeben.

Als Servicepartner für Agenturen arbeiten wir mit den unterschiedlichsten Tools zusammen und kennen den Markt der Agentursoftware gefühlt in- und auswendig. Entweder, weil wir selbst oder mit unseren Kund:innen darin arbeiten – oder weil es unsere Aufgabe ist, bei der Softwareauswahl zu unterstützen und die Einführung zu begleiten.

Dabei sind wir neutral – uns ist es egal, für welche Agentursoftware du dich entscheidest. Das Einzige, was für uns zählt ist:  Dass sie zu euch passt und euch dabei unterstützt, eure Ziele zu erreichen.

Inhaltsverzeichnis:

(Wenn du auf die einzelnen Überschriften klickst, gelangst du direkt zu dem jeweiligen Abschnitt.)

• Basiswissen Agentursoftware

• Step 1: Anforderungen und Erwartungen formulieren

• Step 2: Die Marktrecherche

• Step 3: Die Testphase

• Klassische Stolperfallen bei der Softwareauswahl und wie du sie vermeidest

• Unser Top-Tipp

Was ist Agentursoftware eigentlich genau?

Eine Agentursoftware bündelt eine Reihe von Funktionen, die deine Workflows so effizient wie möglich gestalten und dir den Rücken freihalten – damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Dazu gehören häufig diese Features:

• Projektmanagement

So unterschiedlich viele Agenturen auch sind: In den meisten laufen viele Projekte parallel ab. Ein übersichtliches Projektmanagement-Tool ist das A und O, um den Überblick zu behalten und Aufgaben nachzuhalten.

• Zeiterfassung

Ganz abgesehen davon, dass eine elektronische Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, dienen die Daten auch der Kontrolle: Wenn der Stundenaufwand dauerhaft nicht zur Kalkulation passt, muss neu verhandelt werden.

• Ressourcenplanung

Wer hat wann noch Kapazitäten frei? Passt die Projekt- zur Urlaubsplanung? Mit einer genauen Ressourcenplanung vermeidest du Überlastung ebenso wie Engpässe und Leerlauf.

• Rechnungswesen

Vom Angebot über die Rechnungserstellung bis hin zum Controlling: Alles, was mit Finanzen zu tun hat, liegt an einem Ort. Inklusive des kompletten Workflows im Bereich der eingehenden Rechnung.

• Customer-Relationship-Management (CRM)

Alle Kund:innendaten zentral an einem Ort? Perfekt! So sparen Agenturen Zeit mit der Stammdatenpflege und können jede Aktivität im CRM zuordnen und bündeln.

• Reporting

Ob interne Berichte oder Projektreports: Gängige Agentursoftwarelösungen bieten ein Dashboard, über das du nahezu alle erfassten Daten transparent und optisch aufbereitet einsehen kannst.

Was bringt dir eine Agentursoftware wirklich?

Du kennst den Agenturalltag: verschiedene Kunden, gemischte Teams, knappe Deadlines und ständig neue Projekte. Eine gute Software stellt sicher, dass ihr organisiert bleibt, nichts untergeht und du jederzeit den Überblick behältst. Das geht sicherlich auch mit Excel-Tabellen, mit To-Do-Listen und häufigen Meetings und Status-Updates. Aber warum solltest du so ein aufwändiges und fehleranfälliges Stückwerk betreiben, wenn eine Software all diese Infos mit einem Klick bereitstellt?

Viel kann viel: Ist eine All-in-One-Lösung immer die beste Lösung?

Nein. Dem ist nicht so. Für manche Agenturen, die relativ standardisierte Abläufe haben und die Funktionsvielfalt brauchen, mag sich eine All-in-One-Software tatsächlich anbieten. Für andere ist sie überdimensioniert, nicht individuell genug oder überschneidet sich mit anderen Tools, die bereits erfolgreich im Einsatz sind. Sie würden von einer komplexen Lösung also nur einen Bruchteil nutzen.

🚩 Tatsächlich sehen wir einen Trend dahin, eine weniger umfassende Software auszuwählen und benötigte Anwendungen zu integrieren. Dafür müssen die entsprechenden Schnittstellen vorhanden sein. Ob weniger in deinem Fall mehr ist, hängt komplett von deinen Erwartungen und Bedürfnissen ab.

Deshalb solltest du damit starten, bevor du dir einzelne Anbieter und Produkte anschaust:

Step 1: Anforderungen und Erwartungen formulieren

Hier gehen wir gern mit den folgenden Aspekten ins Rennen:

A Technische Anforderungen

1. Implementierungsdauer

Wie ist euer Zeitrahmen? Und wann habt ihr Zeit für die Einführung? Bitte ernsthaft überdenken, denn bis eine Agentursoftware in allen Bereichen zuverlässig läuft, können zwei bis drei Monate ins Land gehen. „Mal eben schnell umstellen“ ist nicht.

🚩 Unterschätze den Aufwand nicht!
Es sieht oft einfacher aus, als es ist. Eine Software ist selten mit ein paar Klicks eingerichtet und startbereit. Plane Zeit und (wo)menpower für die Installation, Anpassungen und Schulungen ein. Wenn dieser Aufwand realistisch eingeplant wird, klappt der Start deutlich reibungsloser.

2. Kompatibilität

Mit welchen Systemen arbeitet ihr bereits? Welche bestehenden Tools sollten integriert werden? Wie sehen eure Prozesse aus?  

3. Skalierbarkeit

Die Anpassbarkeit an verschiedene Agenturgrößen und -bedarfe sollte gegeben sein. Also: Wachstum einplanen - oder eben auch Personalabbau, wie viel Flexibilität benötigt ihr? Müssen nur Interne darauf zugreifen oder sollen auch (wechselnde) Freelancer:innen darin arbeiten?

🚩 Lasse das Wachstumspotenzial der Software nicht außer Acht
Eure Agentur wird sich weiterentwickeln, und eure Software sollte das mitmachen können. Denkt daran, wie die Software in zwei oder fünf Jahren für euch arbeiten kann, ob sie skalierbar ist und neue Funktionen leicht hinzugefügt werden können.

B Budget & Kosten

1. Anschaffungskosten

Was wollt und könnt ihr wirklich ausgeben? Was spart ihr ein, wenn ihr vorhandene Lösungen durch eine Agentursoftware ersetzt? Und umgekehrt gegenrechnen: Was sind die langfristigen Vorteile durch Effizienzgewinne? 

2. Laufende Kosten

Steht doch im Angebot, was die Agentursoftware monatlich kostet? Jein! Unbedingt auch die laufenden Kosten mit einkalkulieren (Hosting, Lizenzen, Support, Wartung, Entwicklung/Anpassungen, Schulungen/Onboarding).

🚩 Beachte die versteckten Kosten
Vorsicht: Eine günstigere Software wird schnell teuer, wenn sie sich in der Praxis als unpassend herausstellt oder versteckte Kosten mit sich bringt. Außerdem: Auch Mitarbeitende kosten Geld bzw. verdienen keins, wenn sie statt mit Kundenprojekten mit der Implementierung oder Schulungen beschäftigt sind. Deshalb unbedingt auch die internen Kosten in die Kalkulation einbeziehen.

C Umsetzungsanforderungen

1. Verfügbares Personal

Wer verantwortet das Projekt intern? Welche Mittel und personelle Ressourcen stehen für den Auswahlprozess und die Implementierung zur Verfügung? Wenn unterschiedliche Abteilungen mit der Softwarelösung arbeiten sollen, sollte auch aus jedem Bereich eine Person mit in Entscheidungsfindung und Einführung eingebunden werden.

2. Schulungen

Wie viel Anleitung wünscht ihr euch oder braucht ihr euch? Sollen alle Mitarbeitenden durch den Softwareanbieter geschult werden oder seid ihr auch offen für Tutorials?

D Konkretes Anforderungsprofil

🚩 Keine Auswahl ohne klares Anforderungsprofil
Ein häufiges Problem: Die Entscheidung fällt auf ein Tool, das „irgendwie ganz gut klingt“. Manchmal sogar auf eins, das „am schönsten aussieht“ – alles schon erlebt. Vergiss sowas. Geh lieber strategisch vor.

1. Ziele

Bevor ihr euch überhaupt für eine Software auf die Suche macht, solltet ihr festlegen, was ihr euch konkret davon versprecht. Mehr Effizienz? Zeitersparnis? Weniger Fehler? Worauf soll der Fokus liegen? Lösung zur besseren Zeiterfassung, für das Projektmanagement oder für die Kundenkommunikation? Versucht, eure Erwartungshaltung so klar wie möglich zu formulieren. Je genauer ihr eure Ziele kennt, desto gezielter könnt ihr passende Anbieter vergleichen.

2. Funktionalitäten

Welche Aufgaben erledigt ihr täglich, wöchentlich, monatlich in der Agentur? Wie komplex sind eure Projekte und wie viele laufen parallel? Wo hakt es, welche Funktionalitäten können das verbessern? Arbeitet mit Priolisten – was ist besonders wichtig, was ist nur nice to have?

3. Benutzerfreundlichkeit

Was erwartet ihr in diesem Bereich? Wie sollen Nutzer:innen geführt werden? Braucht ihr eine Cloudlösung oder soll die Software lokal installiert sein? Bedenkt, dass gerade Kreative eigentlich gar keine Lust dazu haben, administrative Tools zu bedienen. Was könnte sie dazu motivieren (außer Kuchen)?

🚩 Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler
Ein tolles Funktionspaket nützt wenig, wenn die Software zu komplex ist. Achtet darauf, dass die Benutzeroberfläche intuitiv ist und sich leicht bedienen lässt. So spart ihr viel Zeit und Frust – und euer Team wird motivierter damit arbeiten.

4. Schnittstellen

Siehe oben – welche Tools sollen integriert werden, welche Schnittstellen werden also benötigt? Das können Buchhaltungssysteme oder Projektmanagement-Tools, aber auch Standards wie Slack, Google etc. sein.

5. Support

Wie viel Support benötigt ihr? Wie schnell muss er zur Verfügung stehen? Reichen euch Tutorials und FAQs oder braucht ihr einen persönlichen Ansprechpartner?

🚩 Unterschätze das Support-Thema nicht
Gerade zu Beginn wird es Fragen und vielleicht auch mal Probleme geben. Achtet daher darauf, wie gut und schnell der Support des Anbieters erreichbar ist. Ein verlässlicher Kundensupport wird euch bei der Einführung und langfristigen Nutzung viel Stress ersparen.

Wenn ihr diese Grundlagen habt, geht es an

Step 2: Die Marktrecherche

Wie in der Einleitung schon beschrieben: Wenn du die Suche online startest, wirst du auf eine Fülle von Informationen stoßen. Von den Anbietern selbst, aber auch von zahlreichen Vergleichsseiten. Wir empfehlen dabei die Übersicht auf OMR Reviews. Hier kannst du nach Score, Reviews und Anzahl der Reviews filtern. Zu Wort kommen echte Nutzer, die ihre Erfahrungen schildern, und das anhand von drei Fragen:

• Was gefällt Dir am besten?
• Was gefällt Dir nicht?
• Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Suche dir dann deine Top 3 oder 5 Lösungen aus und gehe bei ihnen ins Detail.

Hilfestellung kann dir auch der Tool Talk von OMR Reviews bieten. In dieser Folge - moderiert von unserem Gründer und Geschäftsführer Bernhard -  lernst du die gängigen Agentursoftwares helloHQ und TEAMBOX näher kennen. 

Was sich außerdem anbietet: Sprich mit anderen Agenturen und frage sie nach ihren Erfahrungen. Das kann zwar nur der Inspiration dienen, denn vermutlich haben sie einen anderen Anforderungskatalog und one size does not fit all, aber im Hinblick auf Erfahrungen mit der Einführung oder dem Support kann das sehr hilfreich sein.

Last not least, bietet es sich immer an, unabhängigen fachkundigen Rat einzuholen, zum Beispiel durch uns. Auf unserer Partnerseite bekommst du einen ersten Überblick, mit welchen Anbietern unsere Kund:innen gute Erfahrungen machen (nicht nur im Softwarebereich übrigens). Außerdem beraten wir dich gern im persönlichen Gespräch.

Step 3: Die Testphase

Nahezu jeder Anbieter bietet eine kostenfreie Testversion an. So kannst du sehen, welches Tool sich für dich und dein Team am besten anfühlt.

🚩 Achtung: Behalte die richtige Reihenfolge bei. Erst Anforderungen definieren, und dann die Tools testen, die darauf passen. Wir erleben nämlich oft genau das Gegenteil - Agenturen gucken sich fünf Tools an und sind dann im Zweifel verwirrt. Mach’s also wie im Schuhladen: Erst Modell, Farbe und Größe auswählen und dann erst anprobieren.

Beziehe deine Teams frühzeitig in die Testphase mit ein. Schließlich sind es deine Mitarbeitenden, die täglich damit arbeiten werden. Hole dir ihr Feedback ein – und zwar aus unterschiedlichen Bereichen. Wenn deine Buchhaltung begeistert ist, die Kund:innenberatung aber fehlende Funktionen oder eine intuitive Bedienbarkeit bemängelt, solltest du lieber nach Alternativen suchen oder eben einzelne Komponenten über Schnittstellen anbinden.

Klassische Stolperfallen bei der Softwareauswahl und wie du sie vermeidest

Eine Agentursoftware auszusuchen, ist eine Investition in die Zukunft deiner Agentur. Es ist verlockend, einfach das erstbeste Tool auszuprobieren – doch das wird dich nicht zum Ziel führen. Hier kommen einige weitere Stolperfallen, die du beachten solltest:

🚩 Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung prüfen
Die Technik entwickelt sich schnell weiter, und eure Software sollte dabei nicht auf der Strecke bleiben. Schaut, ob der Anbieter regelmäßig Updates bereitstellt und ob neue Features dazukommen. Eine Software, die nicht weiterentwickelt wird, könnte bald veraltet sein und euch unnötig bremsen.

🚩 Datenschutz und Sicherheit frühzeitig klären
Sicherheit und Datenschutz werden immer wichtiger – vor allem, wenn ihr Kundendaten speichert. Achtet darauf, dass die Software DSGVO-konform ist und eine sichere Datenverarbeitung gewährleistet. Das ist nicht nur ein rechtlicher Faktor, sondern auch ein Vertrauenspunkt bei euren Kund:innen. Ideal sind außerdem Server in Deutschland.

🚩 Anpassungsmöglichkeiten berücksichtigen
Jedes Team hat seine eigene Arbeitsweise, und nicht jede Software passt perfekt dazu. Prüft, ob sich die Software individuell an eure Bedürfnisse anpassen lässt – sei es durch Konfigurationen, Module oder eben Schnittstellen zu anderen Tools. Flexibilität ist hier der Schlüssel!

🚩 Integration mit anderen Tools testen
Eure Agentursoftware wird wahrscheinlich nicht das einzige Tool sein, das ihr nutzt. Besprich konkret mit den Anbietern, wie sie sich mit anderen Tools, die ihr regelmäßig verwendet, verknüpfen lässt. So vermeidet ihr Insellösungen und könnt Datenflüsse automatisieren.

Unser Top-Tipp für die Entscheidung

Kaufe keine Software, nur weil sie besonders viele User hat, gerade im Angebot ist oder eine befreundete Agentur sie total feiert. Schau, ob sie wirklich zu deinem Alltag passt und euch das Agenturleben erleichtert. Nur dann kannst du sicherstellen, dass sie gern und vollumfänglich genutzt wird. Denn auch das ist etwas, was wir in unserem Umfeld oft mitbekommen: Da wird viel Zeit und Geld in eine neue Agentursoftware gesteckt, doch das Team wird nicht mitgenommen. Ergo: Niemand nutzt sie so richtig, und am Schluss ist die Software schuld. Und das willst du doch nicht, oder?

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