Rechnung ins Ausland schreiben: Das musst du beachten

We are so international! Hier ein cooler Neukunde aus den Niederlanden, da ein Projekt aus Portugal. Nicht zu vergessen der Auftrag für die deutsche Niederlassung eines Schweizer Unternehmens, der über deren Muttergesellschaft reinkommt. Grenzüberschreitend zu arbeiten ist toll, denn es erfordert das rasche Umdenken auf andere Gepflogenheiten und oftmals das Adaptieren vorhandener Ideen auf  die deutsche Sicht und umgekehrt. Doch „andere Länder, andere Sitten“ trifft auch auf andere Aspekte zu. Zum Beispiel auf unterschiedliche Mehrwertsteuersätze und den Umgang damit bei der Abrechnung. Was musst du bedenken, wenn du eine Rechnung ins Ausland schreibst? Macht es einen Unterschied, ob sich deine Auftraggeber:innen innerhalb der EU oder in einem Nicht-EU-Staat befinden? So funktioniert es. 

Wie eine Rechnung innerhalb Deutschlands zu schreiben ist, wissen wir (falls nicht: hier steht’s, inklusive Mustervorlagen zum Download). Sobald Rechnungsempfänger:innen jedoch im Ausland sitzen, wird es bisweilen kniffelig. Dabei ist es gar nicht so schlimm. Wir führen dich durch den Prozess. 

Wichtig: Unsere Ausführungen beleuchten nur den für Agenturen relevanten Fall. Nämlich die Erbringungen von Dienstleistungen an Geschäftskunden, also B2B. Im B2C-Bereich oder im Umgang mit Warenlieferungen sieht das anders aus. Sollte der Fall eintreten, melde dich gern bei uns.

Zunächst einmal musst du unterscheiden, ob es sich ein EU-Land handelt oder ein sogenanntes Drittland. Wohlgemerkt: EU bedeutet nicht Europa! Sobald ein Land nicht in der Europäischen Union ist, gilt es als Drittland. Beliebte Stolperstricke: Die Schweiz, Norwegen, Island und seit einiger Zeit Großbritannien sind nicht (mehr) in der EU und gehören daher nicht zu den Gemeinschaftsländern. Dänemark und Schweden hingegen haben keinen Euro, sind aber dennoch ein EU-Land.

Rechnung ins EU-Ausland schreiben

B2B-Dienstleistungen zwischen EU-Ländern fallen unter innergemeinschaftliche Leistungen. Um komplizierte Versteuerungen zu umgehen, gilt hier offiziell das Reverse Charge-Verfahren. Sprich: Die Umsatzsteuerschuld liegt bei deinen Auftraggeber:innen und nicht bei dir. Dadurch sparst du dir auch die teilweise mühsame Recherche, welcher Umsatzsteuersatz in dem anderen Land gilt. 

Was bedeutet das für deine Rechnungsstellung?

Du schreibst die Rechnung erst einmal genau so, wie du sie auch an deutsche Empfänger:innen ausstellen würdest. Allerdings verzichtest Du auf das Ausweisen der Umsatzsteuer, stellst sie also netto aus. 

Außerdem versiehst Du sie mit dem Zusatz „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. 

Damit das Finanzamt die Verbindung herstellen kann, musst du außerdem sowohl deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) als auch die Deiner Geschäftspartner:innen angeben. 

Wie funktioniert das mal mit der Umsatzsteuer? Und wo ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer? Hier kommt dein kleiner Crashkurs.

Letzte Hürde: ZM statt Umsatzsteuervoranmeldung

Der Rechnungsbetrag geht anschließend netto bei dir ein. Die Umsatzsteuervoranmeldung für diese Rechnung entfällt also. Das heißt allerdings nicht, dass du das Finanzamt nicht dennoch über diese innergemeinschaftliche Leistung informieren musst. Sie wird im Rahmen der Zusammenfassenden Meldung (ZM) ans Finanzamt gemeldet. Wenn du ein Steuerbüro beschäftigst, übernimmt dieses die ZM; wenn du deine Steuern selber machst, trägst du das bei ElsterOnline in das entsprechende Feld ein. 

Was ist die Umsatzsteuer-ID (USt-ID)? 

Die USt-ID dient der steuerlichen Abwicklung außerhalb des Landes, in dem dein Unternehmen ansässig ist. Sie unterscheidet sich von deiner normalen Steuernummer und muss gesondert beantragt werden. In Deutschland wird die USt-ID vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben; du kannst den Antrag aber einfach bei deinem Finanzamt stellen, wenn du das nicht direkt bei der Gründung bereits gemacht hast.

So unterscheidest du deine „normale“ Steuernummer von deiner USt-ID:

• die in Deutschland gebräuchliche Steuer-ID ist zwischen 0 bis 11 Ziffern lang, die in der Regel mit zwei Schrägstrichen unterteilt werden. Du findest sie beispielsweise auf deinem Steuerbescheid.

• die USt-ID trägt ein Länderkürzel vorweg (in Deutschland entsprechend DE). Darauf folgen bis zu zwölf Ziffern, die im übrigen NICHT deiner normalen Steuer-ID entsprechen.

So findest du heraus, wie die USt-ID deiner Geschäftspartner lautet:

Häufig führen Unternehmen, wie in Deutschland auch, in ihrer Korrespondenz und auf ihrer Website nur ihre inländische Steuernummer auf. Um die USt-ID herauszufinden, gibt es mindestens zwei Möglichkeiten: 

• du fragst nach
• du gibst auf der Seite der Europäischen Kommission (externer Link: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html) die Steuernummer des Unternehmens ein und bekommst automatisch die USt-ID (VAT) ausgeworfen

Eine weitere Möglichkeit wäre die Nachfrage beim Bundesamt für Steuern. Das dauert aber unter Umständen länger. 

Rechnung in Drittländer schreiben

Wenn Deine Auftraggeber:innen in einem Land außerhalb der EU, also einem sogenannten Drittland, sitzen, wird es unter Umständen komplizierter. Denn dann hängt es davon ab, ob hier ebenfalls ein Reverse-Charge-ähnliches Verfahren beschlossen wurde oder nicht. Wenn ja, dann schreibst du die Rechnung wie oben angegeben ohne Umsatzsteuer und mit dem Reverse-Charge-Zusatz. 

Das ist aber von Land zu Land unterschiedlich. Du musst also je nach Einzelfall prüfen, ob deine Dienstleistung im Drittland umsatzsteuerpflichtig ist und du dich dort eventuell umsatzsteuerlich registrieren lassen musst. Zeitgemäße Rechnungssysteme wie Lexware oder sevDesk =>jeweils verlinken, mit denen viele unserer Kundinnen und Kunden arbeiten, haben dafür sogar Voreinstellungen. 

Steuern, die du nicht zurückbekommst, kannst du in dem Fall als Betriebsausgabe geltend machen. 

Welche Währung nutze ich bei einer Rechnung ins Ausland?

Der Großteil der EU-Länder hat ja den Euro als offizielle Währung. Ausnahmen sind Dänemark, Schweden, Polen, Tschechien, Kroatien, Ungarn, Bulgarien und Rumänien. Diese Länder haben die Euro-Einführung nicht mitgemacht und stattdessen ihre Landeswährung behalten. Du stellst deine Rechnung aber dennoch auch dort in Euro. 

Generell gilt: Wenn du dir bei der Rechnungsstellung in ein anderes Land unsicher bist, ist es an der Zeit, Fachleute einzuschalten. 

Dein Steuerbüro hilft dir gern weiter – und wir natürlich auch.