Buchhaltung auslagern: Wann Outsourcing sinnvoll ist

Buchhaltung auslagern: Wann Outsourcing sinnvoll ist

Outsourcing – für viele hat der Begriff einen schlechten Beigeschmack. Kein Wunder, denn oftmals ist er mit Stellenabbau verbunden. Muss er aber nicht. Der Ansatz von summarum ist ein anderer. Unser Ziel ist immer die Stärkung des bestehenden Teams. Du hast bereits eine Buchhalterin oder einen Controller? Dann können wir diese unterstützen. Du machst das alles selber? Dann solltest du erst recht weiterlesen. Denn das Auslagern der Buchhaltung hat ziemlich viele Vorteile. Legen wir los:

Du sparst Kosten

Klingt erst mal unlogisch, denn an wen auch immer du deine Buchhaltung auslagern willst: Die Person wird das nicht für Ruhm und Ehre tun. Auch nicht für Luft und Liebe. Sondern gegen Honorar. Dennoch sparst du on the long run Kosten. 

Denn auch über Personal- und Lohnnebenkosten hinaus ist die Buchhaltung mit Ausgaben verbunden. Zum Beispiel für Hardware, Software, Lizenzen und Verwaltung. Ein Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramm mitsamt Implementierung, allen Lizenzen, Updates und Schulungen kostet beispielsweise durchaus Geld. Hinzu kommt der Aufwand für die Verwahrung, egal ob analog oder digital. Denn Belege, Rechnungen & Co. sind Dokumente, zu deren Aufbewahrung du handels- und steuerrechtlich verpflichtet bist, müssen revisionssicher verwahrt werden. Das bedeutet: nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher. Wer seine Belege in Papierform archiviert, ist mit einem abschließbaren Aktenschrank gut bedient. Aber bei einer digitalen Verwaltung? Dem Finanzamt reicht es nicht aus, wenn alle Dateien auf dem Server oder in der Cloud liegen. Auch hier ist also eine professionelle Lösung gefragt.  

Du sparst Zeit

Dieser Vorteil kommt natürlich besonders zum Tragen, wenn du deine Buchhaltung selber machst. Also zum Beispiel, wenn du Freelancerin, Solopreneur oder Inhaber*in einer kleinen Agentur bist. Vermutlich erfasst du ohnehin deine Zeit, oder? Dann mach dir mal den Spaß und tracke auch die Zeit, die du für Verwaltungsaufgaben im Allgemeinen und für Buchhaltung, Steuern & Co. im Speziellen aufwendest. Und dann rechne das mal in Tagessätze hoch. Wär doch super, wenn du die Zeit für abrechenbare Projekte nutzen kannst, oder?

Du machst dich unabhängig von Urlauben, Wechseln und Kranktagen

Wir alle fehlen mal bei der Arbeit. Gründe dafür gibt es viele. Manchmal werden wir krank – oder unser Kind ist es, und wir müssen zuhause bleiben. Im schöneren Fall fahren wir in den Urlaub oder sind auf einer Fortbildung. 

Von den 52 Wochen, die ein Jahr hat, sind wir durchschnittlich nur 40 Wochen im Job. Bei durchgehender Gehaltszahlung für Angestellte, versteht sich.  

Doch was passiert mit der Arbeit, wenn wir krank, in den Ferien oder bei einem Kurs sind? Entweder erledigt das Team die Aufgaben mit – oder sie bleiben einfach liegen. Im Falle der Buchhaltung ein absolutes No Go, denn hier gibt es Fristen. Zum Beispiel muss die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. erfolgen. 

Und was passiert, wenn die Person kündigt, ein Sabbatical nimmt oder drei Jahre lang in Elternzeit geht?  Die Rekrutierung von neuen Leuten inklusive ihrer Einarbeitung verschlingt Zeit und Geld und behindert dich erst einmal. 

In dem Moment, in dem du dich dazu entschließt, Aufgaben wie die Buchhaltung auszulagern, bist du fein raus. Denn die Sorgen hast du dann nicht. Du buchst eine zuverlässige Betreuung, und die bekommst du auch. Gleichbleibend reibungslose Abläufe – das klingt gut, oder?

Die Buchhaltung ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Erfahre hier mehr über die zehn verbreitetsten Mythen.

Du erlaubst deinem Team, das zu tun, was es liebt

„Ach, die Buchhaltung – die macht bei uns die Assistenz mit“. Autsch. Wenn wir das hören, zucken wir immer etwas zusammen. Nicht, dass die Assistenz keine fähige Person ist, darum geht es gar nicht. Aber hat sie nicht eigentlich was ganz anderes zu tun? Könnte sie ihre Fähigkeiten nicht in einem anderen Bereich viel besser anwenden? Wir sind Fans vom talentbasierten Arbeiten.

Deshalb ein Tipp: Fragt sie oder ihn doch mal, ob die Buchhaltung wirklich zu den liebsten Aufgaben gehört oder ob sie nur mitgemacht wird, weil sie in der Job Description steht. Und worauf sie oder er wirklich Lust hat neben den Assistenzaufgaben. Interne Kommunikation, Feelgood Management, PR, Social Media-Betreuung? Wenn das der Fall ist, solltest du die Buchhaltung auslagern.So eine Job Description lässt sich einfach ändern. 

Du profitierst von stets aktuellem Fachwissen

Buchhaltung ist mehr, als nur ein paar Belege zu buchen. Dazu gehört eine Menge Fachwissen, das über die steuerlichen Aspekte hinausgeht. 

Wenn du die Buchhaltung an Profis auslagerst, kannst du sicher sein, dass diejenigen ihr Handwerk aus dem Effeff beherrschen. Fristen, Steuersätze und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind ihre DNA. Sie bewegen sich mit nahezu schlafwandlerischer Sicherheit durch Kontenrahmen und teilen quasi automatisch ihr ganzes Umfeld in Aktiven und Passiven auf. Im Gegensatz zu dir verstehen sie auch, was das Steuerberatungsbüro eigentlich meint und können es dir idealerweise übersetzen.

Außerdem profitierst du davon, dass sie verschiedene Auftraggeber*innen betreuen. Denn dieser Blick über den Tellerrand sorgt für jede Menge zusätzliches Know-How, das auch in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann. 

Du minimierst dein Haftungsrisiko 

Wir alle machen Fehler. Im Bereich der Finanzen können die allerdings recht nachhaltig und teuer werden. Mal eben eine Frist zu verpennen, macht noch keinen Weltuntergang, kann aber Strafgebühren nach sich ziehen. 

Davon machst du dich frei, wenn du dich dafür entscheidest, die Buchhaltung auszulagern. Denn dann übernimmt dein Dienstleister das Risiko und trägt auch die finanziellen Folgen. Zugleich überträgst du die straf- und zivilrechtlichen Haftung für eventuelle Buchhaltungsfehler an deinen Dienstleister. Hier bedeutet „no risk“ mal nicht „no fun“, sondern „no stress“. 

Übrigens: Viele der oben genannten Vorteile gelten nicht nur, wenn du die Buchhaltung auslagerst, sondern auch für das Outsourcing anderer Tätigkeiten. 

An uns kannst Du auch weitere administrative Aufgaben auslagern, beispielsweise im Bereich des Office Managements oder der Human Resources, ob Buchhaltung oder Backoffice – als administrativer Servicepartner erledigen wir das für euch. Und ihr könnt die so gewonnene Zeit für Projekte nutzen, die ihr liebt.

Du willst mehr erfahren? Dann lerne uns kennen!

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