Check dich günstig: Deshalb lohnt sich ein sorgfältiges Vertragsmanagement

Strom, Gas, Mobilfunk, Versicherungen: Was monatlich oder jährlich vom Geschäftskonto abgeht, ist nicht von schlechten Eltern. Klar - im Agenturalltag brauchen wir das alles. Naja, fast alles, aber dazu weiter unten. Deshalb lohnt sich ein sorgfältiges Vertragsmanagement. Denn sehr häufig lässt sich durch einen Tarif- oder Anbieterwechsel eine Stange Geld sparen, ohne dass die Leistungen sich verschlechtern. Wir zeigen dir, welche Verträge regelmäßig auf den Prüfstand gehören und wie du das angehst. 

Einmal nach „Handyvertrag” oder „Stromanbieter wechseln” gegoogelt und dir schwirrt der Kopf vor lauter tollen Angeboten. Tatsächlich ist es so: Angebote zur Kundengewinnung beinhalten oft fantastisch günstige Einstiegspreise. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer lange bei eine:r Vertragspartner:in bleibt, zahlt nach einer Weile oft mehr als neue Kund:innen. Warum Treue in einem solchen Fall nicht belohnt, sondern eher bestraft wird, ist ein anderes Thema. Darum geht es heute nicht. Außerdem: Anstatt dich darüber zu ärgern, wirst du besser selbst aktiv. 

Damit du dich besser zurechtfindest, hier in Kürze die Bereiche, auf die wir in diesem Artikel eingehen:

• Grundlagen
• Mobilfunk/Festnetz/DSL
• Strom/Gas/Wasser
• Versicherungen
• Fuhrpark
• Abonnements
• Leasingverträge
• Dienstleister:innen

Grundlagen für das Vertragsmanagement schaffen: Übersicht über alle deine Verträge

Das ist das A und O. Peniblen Menschen wie uns bei summarum ist das sogar ein Fest. Es geht nichts über eine schöne Liste, in der alle Verträge mit Nummern, Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen aufgeführt sind!

Hier kannst du dann auf Anhieb sehen, wann welcher Vertrag demnächst verlängert wird und wo du rechtzeitig mit der Optimierung anfängst. Üblich sind jährliche Mindestvertragslaufzeiten. Danach sind monatliche oder jährliche Kündigungsfristen üblich. Außerdem erhältst du in der Regel ein Sonderkündigungsrecht, wenn der Preis erhöht wurde. Das ist zum Beispiel bei Strom und Gas oder auch Versicherungen gängig.

Wenn du diese Liste erst einmal aufgebaut hast, musst du sie “nur noch” pflegen. Also: Bei jeder Vertragsänderung, jedem neuen Abschluss gleich rein mit den Infos!

Tipp:  Es gibt auch Apps für das Vertragsmanagement. Die digitalen Helfer unterstützen dich dabei, den Überblick zu behalten. Du kannst Benachrichtigungen einstellen, in denen sie dich an eine anstehende Vertragsverlängerung oder Kündigungsfrist erinnert. Doppelt hält nun einmal besser!

Zudem bietet eine solche Aufstellung auch eine wunderbare Gelegenheit, einmal zu gucken, welcher Posten wirklich gebraucht und genutzt wird. Auch das ist eine Einsparmöglichkeit: Weg mit überflüssigen Verträgen!

Außerdem gehören die Vertragsunterlagen natürlich sauber abgelegt. Viele Anbieter hinterlegen die Papiere und Rechnungen mittlerweile online. Damit hast du sie dann auch gleich digital verfügbar. Sinnvoll ist es dennoch, sie separat noch mal in einem eigenen Ordner abzulegen, idealerweise auf dem Server. Denn dann kommt jeder ran, der dazu befugt ist. 

Wie bekomme ich bessere Vertragskonditionen?

Eine Möglichkeit ist natürlich ein Anbieterwechsel. Der ist zugegebenermaßen durchaus mit Aufwand verbunden. Vergleichsplattformen erleichtern das Vorgehen zwar deutlich, zumal sie in den meisten Fällen auch die Kündigung der alten Tarife mit anbieten. Ausreichend Zeit solltest du dir dennoch nehmen. 

Anbieterwechsel: Erst mal recherchieren

Die drei großen, gängigen Vergleichsplattformen in Deutschland sind Check24, Verivox und Preisvergleich.de. Alle bilden Strom, Gas, Internet, Mobilfunk, Versicherungen sowie Finanzen ab, kommen dabei mitunter aber auf recht unterschiedliche Ergebnisse. Was an unterschiedlichen Partnerprogrammen liegen könnte ;-) Es lohnt sich also, auf allen dreien zu gucken und zu vergleichen. Als letzten Schritt solltest du dann die Anbieter der Wahl noch einmal direkt anschauen oder sogar direkt ansprechen. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass sie bei all den Neukunden- und Wechselprämien mithalten können, aber man weiß ja nie. 

Tarifwechsel: An die Kundenbetreuung wenden

Zu aufwändig? Dann probiere erst einmal aus, mit dem bestehenden Anbieter neu zu verhandeln. Das kann ebenso effizient sein. Eine Leser:innen-Umfrage von Finanztip im Jahr 2021 hat gezeigt, dass diese in zwei von drei Fällen - und davon gab es fast 1.600 - bessere Konditionen heraus gehandelt haben! Auch die vorsorgliche Kündigung ist eine Möglichkeit, auf die wir weiter unten noch zu sprechen kommen. 

Also: Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Oft reicht dafür ein einziger Anruf. Schauen wir uns die einzelnen Bereiche einmal genauer an.

Welche Verträge gehören regelmässig auf den Prüfstand?

Mobilfunk/Festnetz/DSL

Seit der Tele­kom­muni­kati­ons­markt 1998 libe­rali­siert wurde und die Deutsche Telekom (damals noch Bundespost) die Allein­herr­schaft über Telefon- und Daten­ver­bin­dungen verloren hat, herrscht in dieser Branche ein riesiger Wettbewerb. Und wie wir alle wissen, belebt die Konkurrenz das Geschäft. Dementsprechend groß ist der Spielraum, den die einzelnen Anbietenden haben. 

Gut zu wissen: Nach den üblichen 12 oder 24 Monaten Vertragslaufzeit gilt eine monatliche Kündigungsfrist. Dann lohnt es sich, regelmäßig mal anzurufen und nachzufragen, ob der Tarif sich optimieren lässt. 

Wenn das nicht fruchtet, kannst du auch zum nächstmöglichen Termin kündigen. Bei Telekommunikationsverträgen hat das häufig Folgen:

Sehr zuverlässig wird sich dann die Verkaufsabteilung bei dir melden und versuchen, dich zu halten. Die Angebote sind dann vielleicht noch nicht genauso gut wie ein Neukund:innenangebot, aber in der Regel kannst du einen besseren Preis und/oder bessere Leistungen erwarten. 

Tipp: Bezahlt ihr Hardware wie Router oder Mobiltelefone monatlich beim Telefonanbieter ab? Ein Preischeck lohnt sich - es kann günstiger sein, die Geräte separat zu kaufen und dadurch bei den monatlichen Kosten zu sparen.

Generell gilt: Kosten sind nicht alles. Natürlich kannst du wie ein Sparfuchs die Mobilfunkverträge für deine Mitarbeitenden möglichst günstig einzeln abschließen. Deutlich unkomplizierter ist die Handhabung hingegen, wenn du alle Verträge bei einem Anbieter hast. So kannst du alle Verträge bequem in einem Online-Portal verwalten, machst dir das Leben leichter und profitierst im besten Fall von guten Businesskonditionen. 

Strom/Gas/Wasser

Da ist mittlerweile ordentlich Bewegung drin. Dabei waren die Energiepreise über einen langen Zeitraum hinweg relativ stabil. Doch gestiegene Rohstoffkosten, Abhängigkeiten, Ressourcenknappheit sowie Umlagen treiben den Preis und machen ihn so volatil. Und den Überblick über die unterschiedlichen Subventionen zu behalten, ist gar nicht mal so einfach. Gas- und Strompreisbremse, befristete Mehrwertsteuersenkungen… 

Umso wichtiger ist es, beim Preisvergleich die realen Kosten anzuschauen. Wie hoch ist der Grundpreis, wie hoch der Arbeitspreis? Du solltest demnach nicht nur die kompletten Summen, sondern auch die einzelnen Anteile vergleichen. 

Mit einer Preisgarantie sicherst du dich vor bösen Überraschungen ab. Doch Achtung: Die Planungssicherheit kostet, also sind solche Tarife häufig teurer. Außerdem bleibt der Preis auch stabil, wenn die Energiekosten wieder sinken. 

Tipp: Das günstigste Angebot muss nicht das beste sein. Es lohnt sich auch, nach Zuverlässigkeit zu gucken. 

In den letzten Jahren mussten einige Gasanbieter:innen Insolvenz anmelden. Wenn das passiert, geht zwar nicht sofort die Heizung aus. Doch ihr landet zunächst und für maximal drei Monate in der Ersatzversorgung durch den Grundversorger - und die kann teurer sein als das, was ihr bislang bezahlt habt. 

Also besser nicht immer nur nach Schnäppchen gucken, sondern ruhig auch mal prüfen, wer hinter dem Angebot steckt. Ist es ein etabliertes Unternehmen, vielleicht ein Ableger eines Stadtwerks? Oder ein Billig-Anbieter, der bei kurzfristigen Schwankungen auf dem Markt ins Trudeln geraten könnte? Wie bewerten Kund:innen das Unternehmen und seinen Service?

Die günstigste Energie ist übrigens immer die, die gar nicht erst verbraucht wird. Übrigens auch die ressourcenschonendste. Nachhaltigkeit steht ganz oben auf eurer Agenda? Dann solltest du unsere Tipps zur Umsetzung lesen! 

Versicherungen

Hier haben wir ein extrem weites Feld. Vermutlich befinden sich in deiner Liste Versicherungen wie diese:

• Betriebshaftpflicht
• Berufshaftpflicht
• Sach- oder Inhaltsversicherungen wie 
  • Einbruchdiebstahlversicherung
  • Feuerversicherung
  • Leitungswasserversicherung
  • Sturmversicherung
  • Elektronikversicherung
  • Betriebsunterbrechungsversicherung
  • Cyber-Versicherung
• Rechtsschutzversicherung
• D&O Versicherung als besondere Form der Vermögensschadenhaftpflicht

Und lass uns raten: Da fließt eine Menge Geld rein, stimmt es? Nun ist es so: Das Grundprinzip einer Versicherung folgt dem Vorsorgegedanken. Du hoffst, dass ein bestimmtes Ereignis nicht eintritt. Wenn es nicht eintritt, ist dein Geld futsch. Wenn aber doch etwas passiert, ist der Schaden oft so hoch, dass dein Geld nicht nur futsch ist, sondern du unter Umständen bis zum Lebensende verschuldet bist. 

Die oben genannten Versicherungen sind für dich und deine Agentur also absolut sinnvoll. Dennoch solltest du ruhig mal eine Risikobewertung vornehmen. Was genau brauchst du, wie hoch sollten die Deckungssummen sein, welche Leistungen müssen enthalten sein?

Mit diesen Eckdaten kannst du regelmäßig checken, ob du optimal versichert bist und die Preise vergleichen. Es kann sich lohnen, mehrere Versicherungen bei einem Unternehmen abzuschließen. Manche bieten entsprechende Pakete an. Aber auch in dem Fall: Vergleichen ist die Mutter der Porzellankiste ;-)

Tipp: Der Versicherungsmarkt ist sehr breit gefächert. Deshalb kann es schwierig sein, die Leistungen korrekt zu vergleichen. Wir lassen uns bei diesem Thema deshalb zusätzlich von unabhängigen Versicherungsmaklern beraten.

Fuhrpark

Das vorab: Es gibt natürlich Alternativen zum klassischen Fuhrpark. Zum Beispiel Jobräder statt Firmenwagen, ein Autoabo statt des üblichen Leasing-/Finanzierungsmodells oder sogar Carsharing. Alles Ideen, die auch mal einen Check wert sind.

Hier gehen wir mal von einer ganz „normalen” Dienstflotte aus, die aus Pkw besteht. Da gibt es unterschiedliche Ebenen zum Ansetzen:

Leasingverträge

Die Laufzeit für ein Auto-Leasing beträgt in der Regel zwischen zwölf und 60 Monate. Vorzeitig kündigen - beispielsweise, weil der Mitarbeitende die Agentur verlässt - ist möglich, wird aber teuer. Über so etwas solltet ihr bereits beim Abschluss nachdenken. 

So oder so gilt es, die Fristen im Auge zu behalten. Insbesondere, wenn nach Ablauf der Leasingzeit ein neuer Wagen angeschafft werden soll. Der steht im Zweifel ja nicht abholbereit auf dem Hof der Händler:innen. In der Regel melden die Leasinganbieter:innen sich aber auch rechtzeitig vor Ablauf.

Kfz-Versicherungen

Bei dieser Art von Versicherung gibt es mit dem 30.11. einen Stichtag. Jedenfalls, wenn die Kosten sich geändert haben. Und das tun sie in der Regel jedes Jahr. Ausnahmen von dem Stichtag sind Verträge mit unterjähriger Laufzeit oder Verträge, die ohnehin monatlich kündbar sind.

Dass der Stichtag sich nähert, wirst du schon an der Flut von Werbung bemerken. Denn natürlich wissen die Versicherungen, dass bei den meisten Kund:innen der Vertrag bis zum 31.12. läuft und rühren vorher die Neugewinnungstrommel. Wir empfehlen aber zusätzlich das Nutzen einer Vergleichsplattform. Die Leistungen sind einfach zu unterschiedlich, zumal eure Dienstwagen ja eine Vollkaskoversicherung benötigen. 

Achtung: Hier bitte nicht zu fest an der Preisschraube drehen. 

Wer jedes Jahr seine Kfz-Versicherung wechselt, könnte mit höheren Prämien bestraft werden. Dahinter könnten sich nämlich Schäden verbergen, die nicht reguliert wurden. Die Versicherer erkundigen sich durchaus bei der Vorversicherung, die man aus Gründen ja auch angeben muss.

Und: Der Trick mit der Kündigung in der Hoffnung auf einen Anruf der Kundenrückgewinnung funktioniert hier in der Regel nicht! Wenn du die Kfz-Versicherung zum 1.1. kündigst, trudelt dafür umgehend die Bestätigung ein. Also: Erst informieren, dann kündigen. 

Tipp: Wenn in eurer Flotte E-Autos vorhanden sind, gehören natürlich auch eure Mobilstromtarife regelmäßig auf den Prüfstand!

Abonnements

Hast du eine Ahnung davon, wie viele Abos eure Agentur hat? Wir wetten: Nein. Das hat nämlich kaum jemand. Zumal zwar die meisten sicherlich übers Geschäftskonto laufen, aber eben längst nicht alle. Wenn Kollege A etwas anderes nutzt als Kollegin Z, kann sich sowas auch schon mal in einer Auslagenrechnung verstecken. 

Wir wetten auch, dass du nach dem ersten Check mindestens zwei Abonnements kündigst oder umstellst. Wenn wir die Wette verlieren, gewinnst du einen unserer tollen Pantone-Kaffeebecher.

Hier kommen ein paar Stichworte, welche Abos du mal checken solltest:

• Welche Zeitschriften kommen in die Agentur, welche digitalen Ausgaben sind im Abo, gibt es kostenpflichtige Newsletters?
  
  
• Software vom 
  • Office-Paket über 
  • Agentursoftware hin zu 
  • Passwortmanager
  • Zeiterfassungstool (sofern separat)
  • Grafikprogramme
  • SEO-Tools
  • KI-Tools wie Chat GPT, Midjourney & Co
  • Speichererweiterungen (iCloud)
  • Slack
  • Projektmanagement- und/oder Task Management Software
  • Domainkosten und Hostinggebühren
    
    
• Weitere Abos wie
  • Spotify/Blinkist und ähnliches
  • Online-Lernplattformen (Udemy, video2brain & Co)
  • Food- & Getränkeabos (z.B. Obstkiste, Frühstücksboxen etc.)
  • Deutschlandtickets
  • Bestellungen des alltäglichen Bedarfs, beispielsweise über Amazon-Abos (automatische Lieferung eines Artikels alle X Wochen)

Wenn du alles beisammen hast, entscheide:

• Brauchen wir das?
• Wenn ja: Ist die Anzahl der Lieferungen, Zugänge oder Lizenzen noch korrekt oder kann hier reduziert werden?
• Lohnt sich statt einer monatlichen oder jährlichen Abogebühr vielleicht ein Lifetime-Zugang, wenn so etwas angeboten wird? Gerade bei Software ist das ja keine Seltenheit.

Leasingverträge 

Leasing ist nicht nur bei Autos ein gern gewähltes Modell, sondern funktioniert auch in der Büroausstattung. Drucker,  Rechner, Monitore bis hin zur Büroausstattung: das alles lässt sich auch leasen. 

Wenn du solche Gegenstände geleast hast, lohnt sich auch mal eine Kalkulation. Was wird gebraucht? Lohnt sich vielleicht die Anschaffung eines eigenen Geräts oder kommt eine andere Lösung infrage?

Dienstleister:innen

Auch im Bereich eurer Dienstleister:innen solltet ihr die Verträge regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Hier geht es allerdings nicht primär um das Einsparpotenzial. Dass Reinigungskräfte, Freelancer oder Techniker:innen ihre Honorare senken, ist eher unwahrscheinlich. Sondern:

• Passt der Umfang noch zu den tatsächlichen Leistungen? 

Beispiel: Ihr habt einen pauschalen Servicevertrag, der 20 Stunden Tech-Support im Monat vorsieht. Tatsächlich braucht ihr aber nur zehn Stunden. Hier wird es für euch günstiger, wenn ihr nach tatsächlich erbrachten Stunden abrechnet. Ähnlich kann es bei Freelancern aussehen, wenn ihr mit Pauschalen arbeitet.

• Passt die Entlohnung noch zu den Vorgaben?

Das betrifft vornehmlich den Reinigungsservice. Wenn die Reinigungskraft direkt bei euch angestellt ist, wird oft der Mindestlohn zugrunde gelegt. Dieser steigt gestaffelt seit 2022 an, vorerst das letzte Mal zum 1. Januar 2025. Das hat auch Auswirkungen auf Mini- oder Midijobs, die in solchen Fällen oft Anwendung finden. 

Ähnliches gilt, wenn ihr ein externes Dienstleistungsunternehmen mit der Reinigung beauftragt habt. Auch hier lohnt sich mal ein Check. Unter anderem auch, ob es vielleicht günstiger wird, wenn ihr selbst die Reinigungsmittel stellt, statt sie über die Reinigungsfirma zu beziehen.

Und wenn ihr schon dabei seid: Passt der Turnus noch, oder sind vermehrt Personen im Home Office, so dass auch seltener sauber gemacht werden könnte?

Du siehst, ein umfassendes Vertragsmanagement ist ungemein wichtig. Du bekommst es dennoch nicht hin? Für unsere Kund:innen übernehmen wir diese Leistungen mit Freude. Vielleicht auch für dich? Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme!