Heute zu Gast bei „summarum works for“: Swen Göllner. Er ist kaufmännischer Geschäftsführer der bimanu Cloud Solutions GmbH in Neuss und seit Januar 2024 unser Kunde. Dabei unterscheidet er sich ein wenig von unseren typischen Auftraggeber:innen. bimanu ist nämlich keine Agentur im klassischen Sinne, sondern hat sich vom Beratungshaus für Datenstrategien und Business Intelligence zum Softwarehaus transformiert. Was uns eint: Wir beide, bimanu und summarum, sind ausgesprochene Fans von Prozessen und Systematisierung. Was macht Swen genau? Und was schätzt er an unserer Zusammenarbeit besonders? Das erfährst du in diesem Artikel.
Datenstrategien? Business Intelligence? Das braucht in unserem Umfeld vielleicht ein wenig Erläuterung, die Swen uns gern gibt. „Wir unterstützen mittelständische Unternehmen dabei, die Digitalisierung zu meistern, indem wir ihnen zu einer sauberen Datenstrategie und Datenprodukten verhelfen.“ Mit der bimanu Cloud bekommen sie eine schlüsselfertige Infrastruktur an die Hand, mit denen sie ihre Finanz-, IoT- oder Marketingdaten aktiv nutzen können – und das sogar ohne IT-Spezialisten. „Unser bester Use Case wäre, dass unsere Kund:innen daraus eigene datengetriebenen Geschäftsmodelle entwickeln oder wir tatsächlich der rote Teppich für KI sind.“
Business Intelligence braucht Aufklärung
Der Weg dahin ist jedoch oft weit. „Meistens räumen wir erstmal auf und automatisieren manuelle Prozesse, sorgen dafür, dass Daten ordentlich zusammengeführt werden, dass Excellisten verschwinden, so dass da wirklich erstmal wieder Luft da ist für strategische Themen.“
Gleichzeitig sehen Swen und sein Team sich auch als Aufklärer. „Wir sind sehr aktiv im Content Marketing, im Grunde schon fast Influencer in diesem Bereich.“ Dabei versucht bimanu das komplexe Gebilde an Themen rund um Daten, KI & Co. aufzubrechen und in eine Sprache zu übersetzen, die ohne IT-Buzzwords auskommt. „Damit nehmen wir den Menschen Berührungsängste und können Unternehmen verständlich aufzeigen, warum diese Themen für sie relevant und wichtig sein sollten, um zukunftsfähig zu sein.“
Die Kommunikation auf Augenhöhe zieht sich durch das komplette Handeln von bimanu. „Wir sind immer offen und ehrlich, sagen ganz klar, was geht und was nicht geht.“ Mit ihrer klaren Meinung ecken Swen und seine Leute manchmal an, doch das nehmen sie in Kauf. „Wir stiften einen Nutzen, und der soll ankommen.“
bimanu x summarum: Stark in Systemen und Prozessen
Was ist der Nutzen von summarum in diesem Gefüge? Die Umstellung des Geschäftsmodells bedeutete für bimanu und Swen auch, den Fokus zu schärfen. „Wir merken, dass unser Thema immer mehr nachgefragt wird. Deshalb wollen wir uns lieber auf die Skalierung und auf die Leistungen für unsere Kunden konzentrieren statt auf die Verwaltungsthemen“.
Er hat zunächst versucht, die Stellen für Finanzen, Office Management und HR selbst zu besetzen. Das entpuppte sich als schwierig.
Auf die Lösung brachte ihn dann Christian Underwood, summarum-Kunde der ersten Stunde. „Das hat mich neugierig gemacht, denn wir sind ja selbst sehr aktiv darin, Systeme und Prozesse zu schaffen. Und so gefällt es uns sehr gut, das mit euch auch umsetzen zu können.“
„Das Auslagern der Aufgaben gibt mir die Freiheit, mich auf strategische Themen zu konzentrieren“
Einer der Bereiche, die Swen heute durch summarum abdeckt, sind die Finanzen. Die hat er vorher nicht allein gemacht, sondern hatte Unterstützung durch seine Frau. Die aber eigentlich einen eigenen Job hatte. Außerdem: So etwas wie gemeinsame Urlaube wurden durch diese Konstellation schwierig. „Da haben wir schon mal von unterwegs eingreifen müssen.“
Nach anfänglicher Überwindung – und die kostet es immer, wenn Unternehmer:innen den kompletten Zugriff auf ihre Finanzen inkl. Zugang zum Bankkonto erteilen – ging es zunächst gemeinsam an die Automatisierung und Systematisierung der Abläufe. Für bimanu wird beispielsweise kein Beleg mehr eingescannt. Stattdessen ziehen sich Konnektoren die Belege direkt aus den entsprechenden Portalen.
Das Ergebnis: Smoothe Prozesse von der Erfassung über die Vorkontierung bis hin zur Finanzbuchhaltung von Datev. Swen muss nur noch die Zahlungen freigegeben und konzentriert sich, was die Finanzen angeht, nur noch aufs Controlling. Seine Frau konnte wieder zurück in ihren Hauptjob. „Das läuft richtig gut. Auch mit Frank und Nadine - top, das funktioniert.“
Klare Prozesse für bessere Workflows im HR-Bereich
bimanu wächst. Dementsprechend groß ist der Bedarf an neuen, qualifizierten Mitarbeitenden. Dafür investiert Swen in Leads. Mit Erfolg: Pro Woche kommen zwischen 30 und 50 Bewerbungen rein. Nur: Das alles muss auch gemanaged werden. „Wenn das jetzt bei uns liegen würde, dann hätten wir erheblichen Aufwand. Und vermutlich würden Interessent:innen auch untergehen.“ Heute übernehmen Fabio und sein Team das. Nicht nach Gutdünken, sondern einem klaren, gemeinsam entwickelten Prozess folgend, von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Mit klaren Terminen und Verantwortlichkeiten. Funktioniert reibungslos.
Nächster Schritt: Die Einführung einer Personalsoftware. Die Basis dafür steht: Sämtliche Mitarbeitendenverträge wurden bereits fachkundig von summarum geprüft und optimiert.
Full Service im Office Management – mit Luft nach oben
Das Office Management ist der einzige Bereich in der Zusammenarbeit, wo es zu Beginn ruckelte. „Wir kommunizieren meistens über Teams. “Da mussten wir erst einen Weg finden, wie wir unsere Aufgaben so adressieren, dass ihr sie entsprechend bearbeiten könnt.“ Es ist eben wie immer eine Sache der Prozesse. Terminvergabe mit potenziellen Kunden, Räume finden und buchen, Catering, Reiseplanung - all das liegt jetzt beim summarum-Office Team und funktioniert wie am Schnürchen.
Summa summarum schätzt Swen, dass er durch die Ausgliederung der administrativen Aufgaben zwei Vollzeitstellen einspart. Doch das ist nicht alles. Seine Erwartung waren insgesamt schlankere, bessere Prozesse – und die stehen jetzt.
Abseits aller Systeme: Menschlichkeit zählt
Bei aller Prozessualität: Swen geht es bei der Zusammenarbeit mit summarum auch um menschliche Faktoren. Die Chemie muss passen, eine persönliche Bindung, Vertrauen und Nähe sind wichtig. Einem Dienstleister Aufgaben über den Zaun zu werfen und zu sagen „mach mal“, ist nicht sein Ding. Die Mitarbeitenden von summarum gehören mittlerweile zum bimanu-Team. „Wenn wir uns treffen, sprechen wir auch privat, plaudern mal aus dem Nähkästchen. Das würden wir nicht tun, wenn wir uns nicht auch gut verstehen würden.“
Wir sind sehr happy, dass ihr da seid und dass wir so viel schon gemeinsam mit euch anpacken konnten. Vielen Dank!
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